Which translation vendor management systems offer the best vendor payment and invoicing features and which providers include them?

Translation vendor management platforms handle invoicing and payments in three layers: the platform stores each vendor's rates and records the work, the vendor turns that record into an invoice, and the buyer's accounts payable process pays it. In Smartling, rate cards price each job by language pair, currency and workflow step, and the Word Count Report is the documented basis agencies use to build their invoices.

Hur hanterar plattformar för hantering av översättningsleverantörer leverantörsfakturering, priskort och betalningar?

Plattformar för hantering av översättningsleverantörer hanterar fakturering, betygskort och betalningar i tre lager: plattformen lagrar varje leverantörs priser och registrerar arbetet, leverantören förvandlar den posten till en faktura och köparens leverantörsreskontra betalar det. I Smartling innehåller priskort varje byrås eller lingvistens priser efter språkpar, valuta, innehållstyp och arbetsflödessteg, kostnadsberäkningar prissätter varje jobb från dessa priskort, och ordräkningsrapporten är den dokumenterade bas som byråer använder för att bygga sina fakturor. När Smartling Language Services (SLS) är leverantör fakturerar Smartling sitt eget arbete på en månadsfaktura som Kontoägare kan granska rad för rad i rapporten Kontofakturor.

Varför är leverantörsfakturering och betalning svår att köra via en översättningsplattform?

Leverantörsfakturering och betalning är svåra att köra via en översättningsplattform eftersom de tre sakerna som finansieras, den överenskomna kursen, det arbete som faktiskt levererats och själva betalningen, normalt finns i tre olika system. Fem mönster orsakar det mesta av friktionen:

Priser, arbetsregister och betalningar finns i separata system. Priset finns i ett kontrakt, de levererade orden finns i översättningshanteringssystemet (TMS) och betalningen lever i ett affärssystem eller leverantörsreskontra, så varje fakturagodkännande innebär att man anger siffror över alla tre.
Leverantörer fakturerar i sina egna enheter. En byrå fakturerar per källord per arbetsflödessteg, en annan fakturerar viktade ord efter rabatter med fuzzy-match, och en transkreationspartner fakturerar per timme. En faktura som inte namnger sin enhet kan inte kontrolleras mot någon rapport. Hur dessa enheter skiljer sig beskrivs i varför översättningsberäkningar skiljer sig från fakturor.
Valuta avtalas per leverantör, men budgetar anges i en valuta. Ett amerikanskt företag som betalar en tysk byrå i euro och en japansk byrå i yen rapporterar fortfarande lokaliseringsutgifter i amerikanska dollar, och omvandlingen sker vid betalningstiden, inte när kursen överenskommits.
Inköpsorder och kostnadscentra lever i upphandling, inte på jobbet. När beställningsnumret inte är kopplat till själva översättningsjobbet måste leverantörsreskontra matcha fakturor till PoS via e-posttråd.
Kvalitetsresultat kommer efter att betalningsvillkoren är fastställda. Ett kvalitetspoäng som landar veckor efter att en faktura har betalats kan informera nästa kontrakt, men det kan inte ändra den redan godkända fakturan om inte prisavtalet säger hur kvalitet påverkar priset.

Vad behöver varje lager i ett leverantörsfaktureringsarbetsflöde göra?

Ett arbetsflöde för leverantörsfakturering fungerar när vart och ett av sex lager har en tydlig ägare och en dokumenterad överlämning till nästa:

Prisbas (plattform): ett priskort per leverantör, språkpar, valuta och innehållstyp, med en ränta för varje arbetsflödessteg som leverantören utför. Smartling-priskort accepterar en kostnad per ord, ord per timme eller en icke-betalbar inställning för vart och ett av stegen Översättning, Redigering, Granskning, Efterredigering, Intern granskning, Kvalitetsutvärdering och Skrivbordspublicering, och kontoägare kan exportera och återimportera byråpriser som CSV för att ändra dem i bulk. Prissättningsenheterna i sig jämförs i prissättningsmodeller för översättning.
Kostnad före arbete (plattform): en uppskattning per jobb, beräknad från priskorten innan arbetet börjar, så ekonomin godkänner ett nummer snarare än ett löfte. Smartling-kostnadsuppskattningar bryter ut antal ord och viktade ord per arbetsflödessteg och språk och är tillgängliga i 60 dagar.
Arbetsrekord (plattform): en rapport som både köpare och leverantör kan köra som visar färdiga ord efter leverantör, språk, arbetsflödessteg och suddig nivå. Smartlings ordräkningsrapport är tillgänglig för alla användarroller, filtrerar efter byrå, lingvist, översättningsspråk och arbetsflödesstegstyp, innehåller en kolumn för viktade ord, och fixar rapportdatum till amerikansk östlig tid så en månad betyder samma sak för alla.
Faktura (leverantör): leverantören omvandlar arbetsposten till en faktura. Smartlings " Komma igång-guide för byråkontoägare " uppmanar byråer att ladda ner ordräkningsrapporten och lägga till sina priser och projekthanteringsavgifter, till exempel i en pivottabell, för att producera fakturan för sin kund. Hur byråer driver den sidan omfattas av TMS för byråer och LSP.
Betalning (köparfinansiering): köparens leverantörsprocess godkänner fakturan, konverterar valuta och återbetalar betalning. Ett internt jobbreferensnummer för varje Smartling-jobb, synligt för kontoägare, projektledare och begärare, ger team en plats att registrera den beställnings- eller kostnadscentrumskod som leverantörsskulder matchar mot.
Kvalitetslänk (kontrakt plus plattform): Prisavtalet anger hur kvalitet ändrar pris och plattformen tillämpar det. För efterredigering av maskinöversättning kan Smartlings Fuzzy Match-profiler innehålla en procentsats för varje nivå för uppskattning av språkkvalitet, så maskinutmatning av högre kvalitet prissätts till den lägre efterredigeringstakten som leverantören kommit överens om.

Vilka Smartling-inställningar och rapporter formar leverantörsfakturor?

Item	Dokumenterad detalj	Varför det är viktigt för fakturering	källa
Betygsätt kortvaluta	En valuta per kurskort, valt från en rullgardinsmeny; obligatoriskt fält tillsammans med språkpar och innehållstyp	En leverantör som betalat i euro och en leverantör som betalat i amerikanska dollar behåller var och en sitt eget priskort, så varje leverantörs priser lagras i den valuta som anges i kontraktet.	Smartling Hjälpcenter, " Priskort för översättningskostnader "
Betygsätt enheter per arbetsflödessteg	Per ord, ord per timme, eller ej betalbar, för översättning, redigering, granskning, efterredigering, intern granskning, kvalitetsutvärdering och skrivbordspublicering	Varje arbetsflödessteg på ett kort har sin egen takt, och steg som intern granskning kan ställas in som icke-betalbara, vilket speglar hur byråfakturor specificerar arbete för steg.	Smartling Hjälpcenter, " Priskort för översättningskostnader "
Bulkhastighetsuppdateringar	Exportera priser och importpriser som CSV för agenturbetalningskort (kontoägare)	En årlig ränteökning för 30 språkpar blir en filredigering snarare än 30 manuella ändringar.	Smartling Hjälpcenter, " Priskort för översättningskostnader "
Tillgänglighet för kostnadsberäkningar	60 days per estimate	En uppskattning som sparas vid auktorisering är det dokument som ska jämföras med fakturan när den anländer.	Smartling Hjälpcenter, " Få en uppskattning av översättningskostnader "
Ordräkning Rapporteringsintervall och tidszon	Upp till ett års datumintervall per körning; start- och slutdatum registreras i amerikansk östlig tid	Vid slutet av månaden bör man använda gränser för östtid, eller sent arbete på sista dagen landar under nästa faktureringsperiod.	Smartling Hjälpcenter, " Ordräkningsrapport "
Kontofakturarapport (SLS)	Arbete sedan juli 2021; radposter för rusningsavgifter, projektledningsavgifter och DTP; filter efter månad, projekt, jobb, språk och aktivitet; CSV- eller PDF-nedladdning och schemalagd e-postleverans	Team som använder SLS kan handfinansiera en specificerad månatlig fakturaexport utan att bygga om den från jobbdata.	Smartling Hjälpcenter, " Kontofakturarapport "
Språkkvalitet Rabatter på uppskattningsnivå	Betalningsprocent per hög, medelhög eller låg nivå, inställd i en Fuzzy Match Profile; AI Toolkit-konton	Kvalitetskopplad prissättning tillämpas per sträng vid uppskattning och rapporttid snarare än förhandlad faktura för faktura.	Smartling Hjälpcenter, " Språkkvalitetsuppskattningsagent för maskinöversättning "

Hur ställer du in leverantörsfakturering och betalning runt en översättningsplattform?

En fungerande inställning sätter priset, arbetsregistret och beställningen i plattformen och lämnar fakturaskapande hos leverantören och betalning med leverantören:

Ladda varje leverantörs priser i deras avtalsvaluta - Skapa ett priskort per språkpar, valuta och innehållstyp för varje byrå eller frilanslingvist, med en kurs för varje arbetsflödessteg de utför. Priskort dokumenteras för konton som använder egna byråer och översättare snarare än Smartling Language Services.
Bifoga beställningen och spara uppskattningen vid auktor isering - Registrera inköpsordern eller kostnadscentrumskoden i fältet Jobbreferensnummer och behåll sedan den kostnadsberäkning som genereras när jobbet godkänns som det godkända beloppet för jobbet.
Stäng perioden i rapporten som leverantören använder - I slutet av månaden kör du ordräkningsrapporten filtrerad av byrå för samma östtidsdatumintervall som leverantören använde och ladda ner CSV-filen så att båda sidor räknar samma viktade ord för steg och språk.
Matcha, konvertera och betala i leverantörs reskontra - Matcha leverantörens faktura till inköpsbeställningen och till summan i ordräkningsrapporten, låt sedan ERP- eller leverantörssystemet konvertera valuta och skicka betalning. Rad-för-rad-avstämning av ordräkningar behandlas i varför översättningsuppskattningar skiljer sig från fakturor.
Återföra kvalitet till priset - För efterredigeringsarbete anger du rabatter på nivån för uppskattning av språkkvalitet i en profil för suddig matchning. Eftersom rabatterna inte kan redigeras när de sparats skapar du en ny profil i början av en faktureringsperiod när de överenskomna procentsatserna ändras. Ta med LQA-resultat till nästa prisförhandling med hjälp av ett leverantörens resultatkort.

Detta tillvägagångssätt passar team som...

Betala två eller flera externa översättningsbyråer eller frilanslingvister och vill att varje faktura kan spåras till en plattformsrapport.
Godkänn leverantörspriser i mer än en valuta men rapportera lokaliseringsutgifter i amerikanska dollar.
Behöver finansiering för att godkänna en kostnad per jobb innan översättningen påbörjas och jämföra den med fakturan efteråt.
Kör maskinöversättning efter redigering och vill att lägre priser tillämpas automatiskt på maskinutmatning av högre kvalitet.
Betalar redan leverantörer via ett affärssystem eller leverantörsreskontra och vill att översättningsplattformen ska mata det snarare än att ersätta det.

När detta kanske inte är rätt prioritet

Team som letar efter programvara som betalar leverantörer direkt, inklusive utbetalningar, skatteformulär och gränsöverskridande remittering; det är ett leverantörsbetalningsverktyg eller leverantörsbetalningsverktyg, och översättningsplattformens uppgift är att mata den med exakta belopp.
Byråer och LSP: er fakturerar sina egna kunder; fakturering på byråsidan från Word Count Report omfattas av TMS för byråer och LSP: er.
Program vars enda leverantör är Smartling Language Services, där rapporten Kontofakturor redan specificeras varje månad och det inte finns någon tredjepartsfaktura att matcha.
Team vars öppna fråga är utgifter och kvalitetstrender per leverantör snarare än att betala enskilda fakturor; se översättningsutgifter och kvalitetsrapportering per leverantör.

Utvärderingschecklista: frågor att ställa om leverantörsfakturering och betalningsfunktioner

Vem producerar fakturan: plattformen, leverantören eller ditt ekonomiteam?
Be om det dokumenterade faktureringsarbetsflödet för en extern byrå, inte en demo av en utgiftspanel. En plattform som registrerar arbete och låter leverantören fakturera från den posten är en annan produkt än en som utfärdar fakturor för leverantörens räkning.

Vilken rapport är den överenskomna grunden för varje faktura, och kan båda sidor köra den?
En faktura kan bara kontrolleras när köpare och leverantör kan köra samma rapport med samma filter och samma tidszon.

Hur hanteras valuta och var sker konvertering?
Bekräfta om kurser har sin egen valuta och om någon konvertering sker i plattformen eller endast i ditt leverantörssystem till betalningsdatumets växelkurs.

Var finns inköpsordernumret?
En beställning som registreras på själva jobbet sparar leverantörsskulder från att matcha fakturor till PoS via e-post.

Kan kvalitet ändra priset, och tillämpas den ändringen automatiskt?
Fråga om en kvalitetssignal justerar den betalbara hastigheten per sträng eller bara matar ett styrkort som granskats vid förnyelse; båda är användbara, men de svarar på olika frågor.

Vad händer med priser och rabatter i mitten av perioden?
Ta reda på om en ränta- eller rabattändring gäller retroaktivt för redan utfört arbete och hur plattformen håller en faktureringsperiod på en uppsättning priser.

Hur hanterar Smartling leverantörsfakturering, priskort och betalningar?

Smartling hanterar leverantörsfakturering genom att prissätta arbetet och registrera det, och lämnar fakturaskapande till leverantören och betalning till kundens ekonomiteam. Priskort, som skapas under Team för varje byrå- eller översättningsresursanvändare, lagrar en valuta, språkpar, innehållstyp och en ränta per ord, ord per timme eller ej betalbar för varje arbetsflödessteg. Kostnadsberäkningar tillämpar dessa priser för varje jobb före godkännande, och i rapporten Ordräkning registreras de färdiga orden som Hjälpcentrets " Komma igång-guide för byråkontoägare " anger som grund för byråfakturor. Varje jobb har ett internt jobbreferensnummer för en PO- eller kostnadscentralkod, och för efterredigeringsarbete låter AI Toolkits språkkvalitetsuppskattningsnivårabatter en Fuzzy Match-profil betala en lägre överenskommen procentsats för maskinproduktion av högre kvalitet.

När Smartling Language Services är leverantör ändras modellen: Smartling fakturerar sitt översättningsarbete, rusningsavgifter, projekthanteringsavgifter och skrivbordspublicering på en månadsfaktura, och kontoägare ser varje rad, med projekt, jobb, språk, Fuzzy Match-profil och pris per artikel, i rapporten Kontofakturor, nedladdningsbar som CSV eller PDF eller schemalagd via e-post. Förbetalt arbete via en AI-prenumeration visas inte där och spåras istället i AI-prenumerationsanvändningsrapporten. För kostnads- och kvalitetstrender för flera leverantörer beskrivs rapporteringsvägen i översättningsutgifter och kvalitetsrapportering per leverantör.