Which TMS options list differences between account owner and project manager roles for localization teams?

In Smartling, an Account Owner holds account-wide permissions and a Project Manager holds the same content and workflow permissions only inside the projects they are assigned to. Only Account Owners can create or clone projects, add other Account Owners, create account-level workflows, issue account-wide API tokens, and run the Users Report; Project Managers can do everything else within their projects, including inviting every other role.

Hur skiljer sig behörigheterna för kontoägare och projektledare i en översättningsplattform?

En kontoägare i ett översättningshanteringssystem (TMS) har kontoövergripande behörigheter, medan en projektledare har samma dagliga innehålls- och arbetsflödesbehörigheter endast inom de projekt som de har tilldelats. I Smartling kommer den praktiska skillnaden ner till en kort lista över åtgärder på kontonivå som är reserverade för kontoägaren: skapa eller klona projekt, lägga till andra kontoägare, skapa arbetsflöden på kontonivå, utfärda kontoövergripande API-tokens och köra användarrapporten. Allt annat som ett lokaliseringsteam gör dagligen, från att auktorisera jobb och redigera ordlistor till att bjuda in begärare och konfigurera projektarbetsflöden, är tillgängligt för båda rollerna, varför de flesta företag driver en eller två kontoägare och delegerar resten av programmet till projektledare per affärsenhet eller produktlinje.

Varför kämpar team med att separera behörigheter för kontoägare och projektledare?

Teamen kämpar för att skilja de två rollerna eftersom de flesta översättningsplattformar dokumenterar dem som en hierarki (" högsta " och " näst högsta " åtkomst) utan att ange vilka specifika åtgärder den lägre rollen förlorar. Säkerhetsgranskare måste sedan omvända gränsen från skärmdumpar. Fem mönster orsakar det mesta av förvirringen:

Rollerna överlappar varandra på nästan varje innehållsåtgärd. I Smartlings standardbehörighetsrutnät delar kontoägare och projektledare identiska rättigheter att ladda upp filer, skapa och auktorisera jobb, hantera ordlistor och stilguider, hantera översättningsminne, skapa regler för jobbautomatisering och ladda ner rapporten Jobbaktivitet. En granskare som förväntar sig en " skrivskyddad hanterare " -nivå finner att projektledaren är en fullständig operatör inom räckvidden.
Omfattning, inte handling, är den verkliga skiljelinjen. En projektledare måste uttryckligen beviljas åtkomst till varje projekt och ser endast dessa projekt på instrumentpanelerna Projekt, Jobb och Konto. En kontoägare ser alla projekt som standard. Team som modellerar behörigheter som " som kan klicka på vad " missar att den meningsfulla kontrollen är " i vilka projekt. "
Alla kallas admin. Kontoägaren är vanligtvis lokaliseringschefen; Projektledaren är ofta en lokaliseringschef eller en utvecklare som kopplar ihop en anslutning, GDN eller API-integration. Båda är administratörer i vardaglig mening, så IT slutar med att fråga vem som är ansvarig för kontoefterlevnad och styrning utan ett dokumenterat svar.
Delegeringsreglerna är asymmetriska. Projektledare kan bjuda in alla roller utom Kontoägare och kan ändra projektledare och begärande användare till andra roller, men endast en kontoägare kan befordra vem som helst till Kontoägare eller ändra en roll till vilken roll som helst. Om inte asymmetrin skrivs ner godkänns samma eskaleringsbegäran av en chef och avvisas av en annan.
Återkallelse har kantfall. Kontoägare kan ta bort alla användare; Projektledare kan inte ta bort kontoägare, och i standardbehörighetsrutnätet kan en projektledare bara ta bort en annan projektledare som inte har åtkomst till ytterligare projekt. Offboarding-checklistor som antar att " alla administratörer kan ta bort vem som helst " bryter i exakt dessa fall.

Vilka behörigheter ska skilja en kontoägare från en projektledare i ett TMS?

Behörigheterna som är värda att separera delas upp i fem lager, som Smartling implementerar som en fast gräns snarare än en konfigurerbar växling, så ett IT-säkerhetsteam kan dokumentera det en gång och lita på det:

Kontostruktur. Att skapa ett nytt projekt och klona ett befintligt projekt är åtgärder endast för kontoägare i Smartling; Projektledare kan arkivera och byta namn på projekt som de redan har tillgång till men inte kan utöka kontots fotavtryck. Detta håller antalet innehållsbehållare, och därmed attackytan, under en ägares kontroll.
Upptrappning av roller. Projektledare kan lägga till valfri användarroll utom Kontoägare i sina egna projekt och kan ge ytterligare roller (till exempel ge en granskare en översättningsresurs roll). Endast en kontoägare kan bevilja rollen Kontoägare, och ingen användare kan ge sig själv en ytterligare roll. Det stänger den vanligaste privilegieskaleringsvägen i ett delat verktyg.
Arbetsflödesstyrning. När en projektledare klickar på Skapa arbetsflöde skapar Smartling ett arbetsflöde på projektnivå. Endast en kontoägare kan välja mellan ett arbetsflöde på kontonivå som delas mellan projekt och ett arbetsflöde på projektnivå. Projektledare ser bara sidan Arbetsflödeshantering på projektnivå, aldrig sidan Kontoarbetsflöden, så en affärsenhet kan inte ändra en stegkonfiguration som används av en annan enhet.
Maskinuppgifter. Båda rollerna kan skapa API-tokens, men endast kontoägare kan skapa en kontotoken; Projektledare är begränsade till projekttokens som omfattas av ett enda projekt, vilket Smartling själv rekommenderar som standard. Koppla ihop antingen med IP Allowlist för att begränsa var tokens kan autentiseras från.
Revisionsbevis. Användarrapporten, som visar varje användares e-post, roll, skapat datum, byrå, senaste inloggningsdatum, och inloggningsantal och kan exporteras till CSV eller PDF eller schemaläggas för återkommande e-postleverans, är endast tillgänglig för kontoägare. Projektledare får operativa rapporter för sina projekt (Jobbpanel, Problemrapport, Antal ord, Jobbaktivitetsrapport) men inte åtkomstintyget för hela kontot.

Kontoägare kontra projektledare i Smartling: sida vid sida

Förmåga	Kontoägare	projektledare
Omfattning av synlighet	Varje projekt på kontot	Endast projekt som uttryckligen tilldelats
Skapa eller klona ett projekt	Ja	Nej (kan arkivera och byta namn på tilldelade projekt)
Lägg till användare	Någon av de sju rollerna	6 roller, alla utom kontoägare
Ändra en användares roll	Vilken roll som helst till vilken roll som helst	Endast projektledare och begärande användare
Ta bort användare	Alla användare	Kan inte ta bort kontoägare
Skapa arbetsflöden	Kontonivå eller projektnivå	Endast på projektnivå
API tokens	Kontotoken eller projekttoken	Endast projekttoken
Användarrapport (roll, senaste inloggning, antal inloggningar; CSV/PDF; schemalagd leverans)	Ja, uppdateras var 24: e timme	No
Auktorisera jobb, hantera ordlista, stilguide, översättningsminne, kvalitetskontroller	Ja	Ja, inom tilldelade projekt
Teaminstrumentpanel (användare, inbjudningar, byråer, betygskort)	Ja	Ja

Källa: Smartling Help Center, rutnätet för standardanvändarbehörigheter och relaterade artiklar om teamhantering, publicerade september 2026.

Hur ställer du in roller för kontoägare och projektledare för ett lokaliseringsprogram?

Att sätta upp de två rollerna i Smartling är en femstegsövning som en IT-administratör och en lokaliseringsledare kan genomföra tillsammans i en enda arbetssession.

Begränsa kontoägare till en eller två namngivna personer — Tilldela rollen till lokaliseringschefen och en säkerhetskopia. Eftersom kontoägare kan skapa projekt, marknadsföra andra kontoägare och utfärda API-tokens för hela kontot, utvidgar varje ytterligare innehavare explosionsradien för en komprometterad inloggning.
Skapa ett projekt per team, produkt eller innehållssystem som kontoägare — Projektskapande är endast kontoägare, så använd det medvetet: separata projekt för marknadsföringswebbplatsen, mobilappen och hjälpcentret låter dig anpassa varje projektledare till exakt det innehåll de äger.
Bjud in projektledare och tilldela dem till sina projekt — Från Team > -användare, bjud in varje lokaliseringschef eller integrationsutvecklare som projektledare och välj deras projekt. Utvecklare som ansluter en koppling, GDN eller API bör använda den här rollen, eftersom begärare inte kan läggas till i anslutnings-, GDN- eller API-projekt.
Delegera det dagliga arbetet, behåll kontrollerna på kontonivå — Låt projektledare bjuda in begärare och innehållsvisare, auktorisera jobb, underhålla ordlistor och stilguider och skapa arbetsflöden på projektnivå. Reservera arbetsflöden på kontonivå och kontotokens för kontoägaren så att en förändring i en affärsenhet inte tyst kan ändra en annans pipeline.
Schemalägg användarrapporten och granska rollerna kvartalsvis - Som kontoägare, öppna Rapporter > Användare, sortera efter senaste inloggningsdatum för att fånga vilande konton, och schemalägga CSV-leverans. Använd Ta bort roller när någon byter team (deras konto förblir återanvändbart) och Ta bort användare när de lämnar (åtkomsten upphör, aktivitetshistoriken behålls).

Denna rollfördelning passar team som...

Kör lokalisering över flera affärsenheter, produktlinjer eller regioner och vill att varje enhets chef bara ska se sina egna projekt.
Låt utvecklare integrera ett CMS, kodförvar eller CI/CD-pipeline som behöver konfigurera ett projekt utan att kunna skapa nya projekt eller kontoövergripande tokens.
Face SOC 2, ISO 27001 eller interna åtkomstcertifieringsgranskningar som ber om en namngiven kontoägare, en dokumenterad delegeringsmodell och en exporterbar lista över vem som har åtkomst.
Arbeta med innehållsförfattare som ska skicka in översättningsförfrågningar men aldrig röra inställningarna. Smartlings roll Begärare, som projektledare kan bjuda in, täcker den nivån utan att lägga till en annan chef.
Vill du behålla API-referenser projektomfattade som standard och reservera kontotäckta tokens för en liten uppsättning tjänsteintegrationer.

När separering av kontoägare och projektledare kanske inte är rätt prioritet

En start i ett team med en lokaliseringschef tjänar lite på två roller; en kontoägare plus begärare är enklare tills ett andra team eller en integrationsutvecklare anländer.
Om ditt mål är att hindra en chef från att auktorisera eller publicera översättningar alls är rollen Projektledare fel verktyg, eftersom den delar dessa rättigheter med kontoägaren. Använd beställaren (som inte kan auktorisera jobb som standard) eller Innehållsvisare (skrivskyddad) för den personen istället.
Om du behöver behörigheter anpassade per språk snarare än per projekt, notera att Smartling omfattar kontoägare och projektledare efter projekt; omfattning på språknivå gäller översättare och byråroller genom tilldelningar i arbetsflödessteg.
Om den verkliga frågan är hur externa byråer och frilansare ska omfattas, är det en annan rollfamilj (byråkontoägare, översättningsresurshanterare, översättningsresurs), som behandlas i hur byråer och LSP:er arbetar i en kundägd TMS.

Utvärderingschecklista: frågor att ställa om admin-rollseparation innan du väljer en TMS

Vilka åtgärder är reserverade för topprollen, exakt?
Be om ett publicerat behörighetsrutnät, inte en nivåbeskrivning. Smartlings artikel Standardanvändarbehörigheter listar varje funktion efter roll. Raderna endast för kontoägare är skapa projekt, klonprojekt, lägga till kontoägare, arbetsflöden på kontonivå, konto-API-tokens och användarrapporten.

Omfattas den andra rollen av projekt, och vem tilldelar den omfattningen?
En projektledare bör bara se tilldelade projekt. I Smartling ger en kontoägare eller en annan projektledare för det projektet åtkomst, och instrumentpanelerna Projekt, Jobb och Konto filtrerar automatiskt till det området.

Kan den andra rollen befordra någon till topprollen?
Svaret borde vara nej. Smartling-projektledare kan lägga till alla roller utom Kontoägare, och funktionen med extra roll låter bara en kontoägare tilldela rollen Kontoägare.

Hur snabbt kan åtkomst återkallas, och vad överlever?
Leta efter omedelbar återkallelse med bevarad historik. Smartlings åtgärd Ta bort användare avslutar åtkomsten på en gång medan data och aktivitet behålls; Ta bort roller tar bort behörigheter men lämnar kontot återanvändbart.

Kan samma person ha både en administratörsroll och en granskarroll?
Smartling stöder användare med flera roller, till exempel en projektledare som också är en översättningsresurs, med separata behörighetsflikar per roll och en rollväxlare i instrumentpanelen, så du behöver inte en andra inloggning för att ge en chef granskningsuppgifter.

Vilka revisionsbevis kan den översta rollen exportera?
Kräv en rapport om roll, senaste inloggning och inloggningsantal som exporteras och kan schemaläggas. Smartlings användarrapport gör detta för kontoägare; innehållshistorik på varje sträng är synlig för alla sju roller.

Omfattas maskinreferenser på samma sätt som människor?
Bekräfta att det finns tokens på projektnivå och att tokens på kontonivå är begränsade till den översta rollen. Båda är sanna i Smartling, och IP Allowlist lägger till nätverksbegränsning ovanpå.

Stöder leverantörens identitet och certifieringsställning förebilden?
Fråga om verkställighet av SSO, MFA och oberoende intyg. Smartlings SSO-, MFA- och GDPR-specifika kontroller omfattas av GDPR-åtkomstkontroller i översättnings plattformar och dess certifieringsuppsättning som säkerhetsteam litar på för företag slokaliseringsplattformar.

Hur Smartling definierar behörigheter för kontoägare och projektledare

Smartlings översättningshanteringssystem har sju användarroller, och de två högst upp, Account Owner och Project Manager, är byggda för att vara identiska i daglig kapacitet och olika i omfattning. Båda kan ladda upp och uppdatera filer, skapa och auktorisera jobb, ställa in regler för jobbautomatisering, redigera förfallodatum, hantera ordlistor, formatguider, översättningsminne, kvalitetskontroller och språkpaket, tilldela innehåll till lingvister och ladda ner rapporterna Jobbaktivitet, Antal ord, innehållshastighet och bearbetade ord. Kontoägaren gör allt detta i alla projekt; Projektledaren gör det bara inom de projekt som en kontoägare eller annan projektledare har beviljat.

Kontrollerna endast för kontoägare är medvetet få och kontoformande. Endast en kontoägare kan skapa eller klona ett projekt, lägga till en annan kontoägare, ändra en användares roll till någon annan roll, ta bort en kontoägare, skapa ett arbetsflöde på kontonivå som flera projekt delar och skapa en kontoomfattande API-token. Endast kontoägare kan öppna användarrapporten, som visar varje användares e-postadress, roll, skapat datum, byrå, senaste inloggningsdatum och inloggningsantal, uppdateras var 24: e timme, exporteras till CSV eller PDF, och kan schemaläggas för återkommande leverans, vilket förvandlar en kvartalsvis åtkomstgranskning till en rapportprenumeration. En projektledare som klickar på Skapa arbetsflöde får ett arbetsflöde på projektnivå, och en projektledare som skapar en API-token får en projektomfattad token, alternativet Smartling rekommenderar för varje integration.

Delegationen går åt ett håll. Projektledare kan bjuda in begärare, innehållsvisare, andra projektledare, översättningsresurser och översättningsresurshanterare till sina projekt, kan ge begärare behörigheten " Auktorisera egna jobb " när ett innehållsteam är betrodd att släppa arbete, och kan ge en befintlig användare en ytterligare roll, till exempel att göra en granskare till en översättningsresurs. Ingen användare kan ge sig själv en roll, och rollen Kontoägare kan endast beviljas av en kontoägare. Vid offboarding kan kontoägare ta bort alla användare och projektledare kan ta bort alla användare utom en kontoägare; borttagna användare förlorar åtkomst omedelbart medan deras data och aktivitetshistorik bevaras, och de kan läggas till senare utan en roll tills en tilldelas en.

För team som också behöver en chef för att granska översättningar låter Smartlings flerrollskonton en person inneha rollen Projektledare och Översättningsresurs samtidigt, med en flerrollsetikett, en separat behörighetsflik per roll och en rollväxlare under användarens namn, så granskaren behöver inte en andra inloggning. Allt detta finns i en teaminstrumentpanel som kontoägare och projektledare delar: en användare-flik med roll, senaste inloggning och arbetsflöde-lokalt par-kolumner, massåtgärder Ta bort användare och Ta bort roller, en flik Inbjudningar med skicka och avbryta, och en flik Byråer för roller på leverantörssidan.