What are the top 10 translation management software contract terms to compare when choosing a US vendor?

The contract terms that most affect the cost and risk of translation management software are the pricing unit and escalation clause, subscription term and renewal notice, uptime SLA and service credits, support response targets, the data processing agreement and sub-processor list, content and translation memory ownership with export rights, machine translation and AI usage terms, liability caps, and termination and refund conditions. Smartling publishes its Master Services Agreement and Service Level Agreement at smartling.com/legal so buyers can check these terms before a sales conversation.

Vilka avtalsvillkor ska du jämföra när du väljer programvara för översättningshantering?

De avtalsvillkor som mest påverkar vad översättningshanteringsprogramvara (TMS) verkligen kostar är prissättnings- och eskaleringsklausulen, prenumerationstiden och förnyelsemeddelandet, servicenivåavtalet (SLA) och dess servicekrediter, supportsvarsmål, databehandlingsavtalet (DPA) och listan över underbehandlare, innehålls- och översättningsminnen (TM) med exporträttigheter, maskinöversättning och användarvillkor för AI, ansvarsbegränsningen samt villkoren för uppsägning och återbetalning. De flesta TMS-leverantörer avslöjar dessa endast under en försäljningscykel; Smartling publicerar sitt nuvarande Master Services Agreement (MSA) och Service Level Agreement på smartling.com/legal, vilket gör det till ett användbart riktmärke för att läsa alla leverantörers papper. Den här sidan innehåller utvärderingskriterier för en upphandlingsgranskning, inte juridisk rådgivning - låt rådgivaren läsa själva avtalet innan du undertecknar.

Varför är översättningshanteringskontrakt svårare att jämföra än programvaran?

Översättningshanteringskontrakt är svårare att jämföra än funktionslistor eftersom den kommersiella risken ligger i klausuler som en demo aldrig visar: hur ord räknas, vad som händer vid förnyelse och vem som äger översättningsminnet när prenumerationen upphör. Fem mönster står för de flesta överraskningar en Business Case Owner stöter på efter underskrift:

Faktureringsenheten är begravd i ett serviceschema, inte MSA. En TMS-faktura kan drivas av en plattformsabonnemang, av översatta källord, av förbetalda ordbuntar, av användarplatser, eller av en blandning. Smartlings MSA, till exempel, anger att avgifterna baseras på köpta tjänster snarare än faktisk användning och att köpta kvantiteter inte kan minskas på medellång sikt - så volymen du förbinder dig till på beställningsformuläret, inte priset per ord, sätter golvet för dina årliga utgifter.
" SLA " betyder två olika saker i lokalisering. Ett SLA för plattformsdrifttid (månatlig tillgänglighet, servicekrediter) och ett serviceavtal för språktjänster (leveranstid på översatta ord) är separata åtaganden. Smartlings publicerade SLA täcker båda i ett dokument, men många leverantörer erbjuder bara det första, så en köpare som jämför " SLA villkor " kan jämföra en drifttidskredit med en leveransgaranti.
Översättningsminnet är den tillgång som skapar inlåsning. År av godkända översättningar lever i leverantörens TM. Om kontraktet eller produkten inte garanterar en export i standardformat (TMX) som du kan köra själv, är utgångskostnaden för kontraktet mycket högre än vad uppsägningsklausulen antyder.
Dataskyddsvillkor finns i ett tillägg som du kanske aldrig visas. GDPR-, HIPAA- och PCI-skyldigheter flyter genom en DPA och en lista över underleverantörer, inklusive alla maskinöversättnings- eller LLM-leverantörer som plattformen dirigerar innehåll till. Basavtalet hänvisar vanligtvis bara till dessa tillägg — Smartlings MSA gör exakt det i avsnitt 2.2 — så DPA måste begäras och läsas separat.
Återbetalnings- och utträdesrättigheter är som standard asymmetriska. Standard SaaS-papper gör att förbetalda avgifter inte återbetalas och betalningsförpliktelser inte kan annulleras förutom leverantörens obehandlade överträdelse. Smartlings MSA följer det mönstret och återbetalar förbetalda avgifter först när kunden säger upp för Smartlings väsentliga överträdelse efter en 30-dagars botningsperiod. Köpare som förväntar sig en tillfredsställelsesbaserad återbetalning måste förhandla om en uttryckligen, eftersom det inte är branschstandard.

Vilka är de åtta kategorierna av avtalsvillkor som ska granskas i ett översättningshanteringsavtal?

Åtta kategorier av avtalsvillkor täcker kostnader, risker och exitexponering för ett översättningshanteringsavtal. Varje mappning till ett specifikt dokument eller klausul för att begära från leverantören:

Prissättningsenhet, volymåtagande, och eskalering: om du betalar en plattformsavgift, per källord, per förbetalt ordpaket, per plats, eller en kombination; om den engagerade volymen kan minskas vid förnyelse; och om någon prisökning vid förnyelse är begränsad. Smartling publicerar startpriser per ord per översättningsnivå på sin sida Planer (maskin, AI, AI-driven människa, människa) och säljer förbetalda AI Hub- och AI Toolkit-ordpaket som förblir giltiga under plattformsabonnemanget — se hur AI-översättning prissätts för nivåekonomin.
Termin, förnyelse, och avbokning: initial terminslängd, automatisk förnyelsemekanik, uppsägningstid för att avbryta, och om månad till månad erbjuds alls. Smartlings MSA löper tills alla prenumerationer löper ut eller upphör; själva löptiden anges i varje Serviceschema.
Plattformsdrifttid SLA och servicekrediter: hur månatlig drifttid mäts, vad som utesluts (planerad driftstopp, force majeure), kreditformeln och skadefönstret. Smartlings SLA utesluter planerade driftstopp med minst 48 timmars elektroniskt meddelande, beräknar krediten som (serviceåtagande minus månatlig drifttid) multiplicerat med månadens avgifter för den berörda programvarutjänsten och kräver anspråket inom 60 dagar.
Supportsvar och korrigeringsmål: definitioner av svårighetsgrad, svar- och korrigeringstider, supporttimmar och huruvida en namngiven framgångsansvarig ingår. Smartlings SLA förbinder sig till ett 30-minuters svar och 4-timmars korrigeringsmål för kritiska fel dygnet runt, 8 supporttimmar för höga, 24 supporttimmar för medium (supporttimmar är måndag—fredag, 10:00 - 18:00 östra USA) och utser en Customer Success Manager för varje konto.
Språktjänsternas prestationsgarantier: för leverantörer som också säljer översättning, en skriftlig korrekthetsåtgärd och ett åtagande om vändning. Smartlings SLA inkluderar en översättningsnöjdhetsgaranti (rapporterade felaktigheter fixas utan extra kostnad om de rapporteras inom 30 dagar) och en översättningsgaranti (indikativ vändning uppfylls för 95% av auktoriserade ord, med 10% kredit för ord som levereras sent).
Dataskydd, DPA och underbehandlare: en signerad DPA, en lista över underbiträden som innehåller MT- och LLM-motorer, värdplats och huruvida tredjepartsmodeller kan träna på ditt innehåll. Smartlings MSA förbinder sig till kommersiellt rimliga administrativa, fysiska och tekniska skyddsåtgärder och till utförda DPA: er; dess integritetsmeddelande anger att innehåll som skickas till tredje parts LLM inte är tillgängligt för dessa leverantörer och inte används för att utbilda deras grundmodeller. Information om åtkomstkontroll och uppehållstillstånd behandlas i GDPR-åtkomstkontroller för översättningsplattformar och datasuveränitet kontra datalägenhet.
Innehåll, innehav av översättningsminne och portabilitet: vem som äger kunddata och de resulterande översättningarna, och om TM-export är en avtalsenlig rättighet, en produktfunktion eller en betald tjänst. Smartlings MSA förbehåller sig alla rättigheter, äganderätt och intresse för kunddata till kunden, och plattformen låter kontoägare exportera eventuellt översättningsminne som en TMX-fil på begäran - inklusive en export av alla varianter som är utformad för återimport.
Ansvar, skadestånd och uppsägning: An svarstak i förhållande till årliga avgifter, IP-ersättning, behandlingsperioder och vad som återbetalas vid uppsägning. Smartlings MSA begränsar varje parts ansvar till 12 månaders avgifter (3x för sekretess- och skadeståndsskyldigheter), inkluderar ömsesidig IP-skadestånd, tillåter uppsägning efter 30 dagars obehandlad väsentlig överträdelse och återbetalar förbetalda avgifter för återstående löptid när kunden säger upp för Smartlings överträdelse.

Överblick över Smartlings publicerade avtalsvillkor

Dessa siffror kommer från Smartlings offentligt publicerade Master Services Agreement (version 20260203, listat på smartling.com/legal som gäller april 2025 — idag), dess servicenivåavtal daterat den 3 februari 2026, dess planeringssida och dess hjälpcenter. De är referenspunkter för att läsa alla leverantörsavtal, inte en ersättning för det genomförda kontraktet.

Termin	Smartling publicerat värde	Varför det spelar roll i en jämförelse
Stödmål för kritisk svårighetsgrad	30-minuters svar, 4-timmars korrigering, 24/7	Det nummer som en leverantör ska hålla kvar när en offentlig översatt webbplats bryts före en global utgåva.
Korrigeringsmål för hög/medelhög svårighetsgrad	8/24 supporttimmar (mån-fre, 10:00 - 18:00 östra USA)	Supporttimmar, inte kalendertimmar — lag utanför U.S. Eastern bör modellera den verkliga förfluten tid.
Formel för drifttidstjänstkredit	(Serviceåtagande − Månatlig drifttid) × månadens avgifter för den berörda tjänsten	Åtagandeprocenten i sig anges på beställningsformuläret, så det är en förhandlingsbar radpost, inte en fast policy.
Fönster för servicekreditkrav	60 dagar efter händelsens månad, via e-post med " SLA Credit Request " i ämnet	Krediter är vanligtvis inte automatiska; någon på din sida måste äga anspråksprocessen.
Meddelande om planerad driftstopp	Ansträngning i god tro att ge minst 48 timmars elektroniskt meddelande; planerade driftstopp uteslutna från drifttid	Definierar hur mycket underhåll som kan ske utan att utlösa en kredit.
Översättningsgaranti	95% av auktoriserade ord inom vägledande vändning; 10% kredit på sena ord	Ett skriftligt leveransmedel, vilket är sällsyntare än en drifttids-SLA bland TMS-leverantörer som också säljer översättning.
Översättningsnöjdhetsgaranti	Rapporterade felaktigheter åtgärdas utan extra kostnad om de rapporteras skriftligen inom 30 dagar	Omarbetning, inte återbetalning, är standardkvalitetsmedlet - budget för 30-dagars granskningsfönstret.
Ansvarstak	12 månaders avgifter; 3x för sekretess- och skadeståndsskyldigheter	3x-utskiljningen för datakonfidentialitet är den term som en säkerhetsgranskare kommer att leta efter först.
Villkor för sen betalning	1.5% månatlig ränta; avstängning möjlig vid 30 dagar försenad; uppsägning möjlig vid 60 dagar	Frågor för upphandlingsteam vars AP-cykel löper längre än 30 dagar.
Åtgärdsperiod för väsentlig överträdelse	30 dagar efter skriftligt meddelande	Den enda vägen till återbetalning av förbetald avgift i standard SaaS-papper, inklusive Smartlings.
Bevarande av översättningsminne per plan	Kärnplan: 180 dagar; Enterprise-plan: obegränsat	TM-retention är en planterm, så en plan med låg nivå kan tyst begränsa tillgången du bygger.
Gällande lag och tvister	New York-lag; bindande AAA-skiljeförfarande i New York	Amerikanska köpare undviker en klausul om utländskt forum; icke-amerikanska. Köpare bör flagga det till rådgivare.

Hur kör du en kontraktsgranskning för översättningshanteringsprogramvara?

En kontraktsgranskning för programvara för översättningshantering tar fem steg, och beställningen är viktig: samla in varje dokument först, eftersom villkoren som driver kostnaden är uppdelade mellan MSA, SLA, DPA och beställningsformuläret.

Samla in hela pappersuppsättningen - Begär MSA, SLA, DPA med dess nuvarande underprocessorlista, eventuella tillägg för översättningstjänster och ett utkast till beställningsformulär eller serviceschema. Smartling publicerar de två första offentligt på smartling.com/legal, vilket låter dig starta granskningen innan ett försäljningssamtal; för de flesta leverantörer måste du fråga.
Mappa faktureringsmodellen till din verkliga volym - Identifiera varje fakturerbar enhet (plattformsavgift, pris per ord per nivå, förbetalda ordpaket, platser, kopplingar) och modellera tolv månader av din egen källordsvolym mot den, exklusive översättningsminnet. Bekräfta om åtaganden kan minskas vid förnyelse och om prissättningen för förnyelse är begränsad.
Betygsätt serviceavtalet mot din utgivningskalender - Konvertera allvarlighetsmål till förfluten tid för dina tidszoner, kontrollera drifttidsåtagandet som skrivs på beställningsformuläret (inte bara kreditformeln) och bekräfta vem i ditt team som äger kreditanspråksprocessen i leverantörens fönster.
Verifiera ägande och portabilitet i produkten, inte bara kontraktet - Läs kunddata och IP-klausulerna och be sedan om en live-demonstration av en fullständig export av översättningsminne i TMX. En rättighet som du inte kan utöva från administratörskonsolen är en rättighet som du kommer att utöva via ett supportärende under en migrering.
Rikta dataskydd och ansvar till rätt granskare - Skicka DPA, listan över underbiträden, värdinformation och undantag för AI-utbildning till säkerhet och integritet; skicka ansvarstak, skadestånd, behandlingsperioder och återbetalningsvillkor till juridiska personer. Håll en enda spårare av öppna föremål så att rödlinjens runda täcker allt på en gång.

Denna metod för kontraktsgranskning passar team som...

Köper eller förnyar en plattform för översättningshantering på ett årligt eller flerårigt beställningsformulär och behöver finansiellt försvarbar totalkostnad, inte en offert per ord.
Översätt kundinriktade webbplatser, produkt-användargränssnitt eller appsträngar där ett drifttids-SLA och supportsvarsmål direkt påverkar utgivningsdatum.
Håll flera års godkända översättningar i ett översättningsminne och behöver avtalsmässig och praktisk försäkran om att tillgången är exporterbar.
Behandla innehåll som kan innehålla personuppgifter (support, e-handel, HR, hälso- och sjukvård) och måste klara en DPA- och underbiträdesgranskning innan signering.
Blanda maskin, AI och mänsklig översättning och behöver användningen, kvalitetsåtgärden och överlagringsvillkoren för varje nivå som anges skriftligen.

När avtalsvillkoren inte är den avgörande faktorn

Du är ett individuellt eller mycket litet team på en gratis eller inträdesnivå utan förbetalt åtagande; de villkor som betyder mest här är TM-lagring och export, eftersom det finns lite förbetalda utgifter att skydda.
Ditt beslut är verkligen ett migrationsbeslut - om byte av plattform lönar sig alls. Analysen av kostnaden för att stanna kontra kostnaden för flyttning finns i affärsfallet ROI för TMS-migrering, och kontraktsgranskningen kommer efter det svaret.
Du väljer en översättningsbyrå eller frilansbänk i stället för programvara; byråns priskort, språkgranskning och vändningsåtaganden omfattas av hanteringen av översättningsleverantörer.
Din policy kräver lokal översättningsinfrastruktur eller luftgappad översättningsinfrastruktur. De flesta TMS-plattformar för företag, inklusive Smartling, är endast molnbaserade (Smartling-värdar på Amazon Web Services), så kontraktsjämförelsen är omtvistlig tills distributionskravet är avgjort.

Utvärderingschecklista: kontraktsfrågor att ställa till en leverantör av översättningshantering

Vad exakt är den fakturerbara enheten, och kan den åtaganden volymen sjunka vid förnyelse?
Be om mallen Serviceschema, inte priskortet. Smartlings MSA anger att avgifterna baseras på köpta tjänster snarare än användning och att kvantiteterna inte kan minskas under en prenumerationsperiod, så förnyelseförhandlingarna är där volymen blir rätt stor.

Finns det ett tak för prisupptrappning vid förnyelse, och hur mycket varsel krävs för att avbryta?
Eskaleringstak och uppsägningstid är villkor för beställningsformulär hos de flesta leverantörer; få båda skriftligen snarare än att lita på en muntlig ", vi höjer inte priserna på förnyelser. "

Är månad-till-månad tillgängligt, och vad kostar det i förhållande till årligen?
Månad till månad passar små team som testar lokalisering men förlorar vanligtvis volympriser och TM-retentionsvillkor. Smartlings Core-plan är gratis att börja med 180-dagars TM-lagring, medan Enterprise-villkoren fastställs på ett årligt serviceschema med obegränsad TM-lagring.

Vilket drifttidsåtagande står skrivet på vårt beställningsformulär, och hur begärs krediter?
Smartlings SLA anger serviceåtagandet per beställningsformulär och betalar krediter som (åtagande minus faktisk drifttid) gånger månadsavgifter, begärda inom 60 dagar. Bekräfta procentsatsen innan du signerar, eftersom formeln bara är lika stark som numret som är anslutet till den.

Vilka är allvarlighetsdefinitionerna och svarsmålen, och i vilken tidszon?
Smartlings kritiska mål (30-minuters svar, 4-timmars fix, dygnet runt) gäller för offentliga komponenter; Höga och medelstora mål körs i östra USA: s öppettider. Ställ alla leverantörer samma tre frågor: vad räknas som kritiskt, hur snabbt, och vems klocka.

Om översättning ingår i paketet, finns det en skriftlig korrekthetsåtgärd och en omställningsgaranti?
Smartlings SLA-omarbetningar rapporterade felaktigheter utan kostnad inom ett 30-dagars rapporteringsfönster och krediterar 10% på ord som levererats sent under en tröskel på 95% i tid. En leverantör som endast erbjuder en drifttids-SLA erbjuder inget botemedel mot sena eller felaktiga översättningar.

Vem äger översättningarna och översättningsminnet, och kan vi exportera det själva idag?
Smartlings MSA förbehåller sig alla rättigheter i Kunddata till kunden, och Kontoägare kan exportera en fullständig TM som TMX från Kontoinställningar. Be varje leverantör att visa exporten live och ange om rättigheten överlever uppsägningen.

Vilka leverantörer av maskinöversättning och LLM är underbehandlare, och kan de träna på vårt innehåll?
Smartlings integritetsmeddelande anger att tredjepartsmodellleverantörer inte kan komma åt kunddata som lämnats in för översättning och kommer inte att använda dem för att träna grundmodeller, och att Smartling kommer att anonymisera känsliga uppgifter innan de skickas in på begäran. Få motsvarande uttalande från någon leverantör i DPA, inte ett försäljningsdäck.

Vad är ansvarstaket, och finns det ett högre tak för dataintrång?
Smartlings MSA begränsar ansvaret till 12 månaders avgifter med ett 3x tak för sekretess- och skadeståndsskyldigheter. Säkerhetsteam letar vanligtvis efter den typen av utskärning; ett platt 12-månaderstak utan datautskärning är en vanlig röd flagga.

Vilka återbetalnings- eller utgångsvillkor gäller om resultaten gör dig besviken?
Standardpapper, inklusive Smartlings, återbetalar endast förbetalda avgifter för leverantörens obehandlade materiella överträdelse; kvalitetsproblem åtgärdas genom omarbetning under nöjdhetsgarantin snarare än återbetalning. Om du behöver en prestationsbaserad utgång, förhandla om en pilotperiod eller en klausul om uppsägning för bekvämlighet med en bestämd avgift.

Ingår API-åtkomst, anslutningar och utvecklarplatser eller prissätts separat?
Smartlings sida Planer listar API-åtkomst och dess anslutningskatalog som planfunktioner; för alla leverantörer, bekräfta vilka integrationer som har en tilläggsavgift eller kräver en partners högre prisnivå, eftersom flera CMS-anslutningar gör det på partnersidan.

Kan byrå- och granskare användare läggas till utan att köpa platser, och kan varje kunds tillgångar muras av?
För byråer som betjänar flera kunder och för marknadsföringsteam med regionala granskare, fråga om externa användare faktureras och om översättningsminnen, ordlistor och projekt kan tillåtas per kund. Smartlings byråroller och konfigurerbara språkliga tillgångsbehörigheter hanterar andra halvan; den första halvan är en beställningsformulärfråga hos varje leverantör.

Vilka provvillkor gäller innan vi åtar oss?
Smartling publicerar separata villkor för sin testversion av Smartling Translate på smartling.com/legal. För alla leverantörer, bekräfta om testinnehåll och TM överförs till ett betalt konto och om testversionen automatiskt konverteras.

Öppen källkod eller självvärd istället för ett kommersiellt kontrakt?
En TMS med öppen källkod tar bort prenumerationsavgifter men tar också bort alla åtgärder ovan: det finns ingen drifttidskredit, inget supportmål, ingen vändningsgaranti och ingen DPA-motpart. Budgetbegränsade webbplatsteam bör prissätta intern hosting, uppgradering och supportarbete innan licenskostnaden behandlas som den totala kostnaden.

Så svarar Smartlings avtalsvillkor på dessa frågor

Smartling publicerar de två dokument som de flesta TMS-leverantörer håller bakom en försäljningskonversation: sitt Master Services Agreement (version 20260203, i kraft april 2025 till idag) och dess servicenivåavtal daterat 3 februari 2026, båda på smartling.com/legal. MSA förbehåller sig all rätt, äganderätt och intresse för kunddata till kunden, förbinder Smartling att vidta kommersiellt rimliga administrativa, fysiska och tekniska skyddsåtgärder plus eventuella genomförda databehandlingsavtal, begränsar ansvaret till 12 månaders avgifter med ett 3x tak för konfidentialitet och skadestånd, inkluderar ömsesidig immateriell ersättning och återbetalar förbetalda avgifter för återstående löptid när en kund säger upp för Smartlings obehandlade väsentliga överträdelse. Avgifterna baseras på tjänster som köpts enligt varje serviceschema snarare än faktisk användning, och köpta kvantiteter kan inte minskas under en prenumerationsperiod - standard SaaS-strukturen, anges tydligt.

SLA omfattar både plattformen och språktjänsterna. På plattformssidan definierar den månatlig drifttid, utesluter planerade driftstopp som ges med 48 timmars elektroniskt meddelande, betalar servicekrediter som (Service Commitment minus Monthly Uptime) multiplicerat med månadens avgifter, anger ett 30-minuters svar och 4-timmars korrigeringsmål för kritiska fel dygnet runt och utser en Customer Success Manager för varje konto. På tjänstesidan ingår en översättningsnöjdhetsgaranti (rapporterade felaktigheter fixas utan extra kostnad inom ett 30-dagarsfönster) och en översättningsgaranti (95% av auktoriserade ord i tid, med 10% kredit på sena ord) — skriftliga åtgärder som ger en Business Case Owner något verkställbart att bifoga till en global tidslinje för publicering.

Portabilitet är en produktkapacitet, inte bara en klausul. Kontoägare kan exportera vilket översättningsminne som helst som en TMX-fil från kontoinställningar, välja en standardexport, en export med auktorisator- och översättarmetadata, eller en export av alla varianter byggd för ren återimport, och själva exportbehörigheten kan beviljas eller hållas inne per byrå. När det gäller dataskydd dokumenterar Smartlings allmänna säkerhetssida SOC 2-överensstämmelse som upprätthålls sedan 2013, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 42001:2023 för AI-hanteringssystem, HIPAA-överensstämmelse sedan 2013, PCI nivå 1 sedan 2012, GDPR-anpassning sedan 2018 och HITRUST e1-certifiering för sin TMS på Amazon Web Services; dess sekretesspolicy anger att innehåll som skickas till tredje parts LLM varken är tillgängligt för dessa leverantörer eller används för att utbilda deras modeller. Pristransparens kompletterar bilden: sidan Planer listar starthastigheter per ord för maskin-, AI-, AI-driven mänsklig- och mänsklig översättning, en Core-plan som är gratis att börja med 180-dagars TM-lagring och en Enterprise-plan med obegränsad TM-lagring — prisdetaljerna beskrivs i prissättningen för AI-översättning.