Personio: Ger förstklassigt flerspråkigt stöd i stor skala

Personio overview

Personio, grundades 2015, gör det lättare för företag att hantera sin personal effektivt. Företagets mjukvaruplattform effektiviserar och automatiserar HR- och talanghanteringsuppgifter för små och medelstora företag och erbjuder många funktioner för att hantera personaldata, löner, rekrytering, tidsspårning, frånvarohantering, prestationshantering och mer.

Personios kundutbildningsteam bygger produkt- och personalexpertis i stor skala. De utvecklar olika typer av innehåll, inklusive hjälpcenterartiklar, Voyager Academy-kurser, releasenotes, nyhetsbrev och mer. För att på bästa sätt stödja Personios hela kundbas har teamet gjort det till en högsta prioritet att göra supportinnehåll tillgängligt på flera språk.

Utmaningen

Personio förstår att bra kundservice - särskilt när den tillhandahålls på kundens modersmål - är en skillnad. Det stod dock klart för alla inblandade att Personios befintliga arbetsflöde inte var skalbart.

Teamet skulle manuellt kopiera och klistra in tyskt källinnehåll från Zendesk och e-posta dessa filer till en översättningsbyrå i Australien. Språkvetare skulle översätta innehållet till engelska och e-posta Personio översättningarna, som Personio skulle kopiera och klistra in i Zendesk. Kadensen fungerade bra - med tanke på skillnader i tidszoner kunde filer i huvudsak översättas över natten - men processen var besvärlig och manuell. Att översätta till ytterligare språk skulle vara omöjligt.

Dessutom, även om interna resurser kunde skriva och granska visst innehåll, var begränsad bandbredd en vägspärr för att skala dessa ansträngningar. Personio ville därför ha en lösning som gjorde det möjligt för dem att använda sina interna resurser när så önskas men enkelt komplettera med externa resurser efter behov – utan att störa arbetsflödet eller äventyra kvaliteten. Alla som arbetar med innehållet måste ha tillgång till de mest uppdaterade språkliga tillgångarna för att garantera kvalitet och konsekvens.

Lösningen

Personio samarbetade med Smartling för att eliminera manuella uppgifter, centralisera deras lokaliseringsinsatser och översätta företagets supportdokumentation i stor skala med bibehållen hög kvalitet.

Nu är det enkelt att begära översättningar. Smartlings Zendesk-integration innebär att Personio kan skicka filer för översättning – oavsett om det är till sin översättningspartner i Australien, till interna resurser eller till Smartlings översättningslösningar – direkt från Zendesk till många språk med bara några få klick.

Dessutom lagras Personios ordlista, stilguide och översättningsminne i Smartling-plattformen. Både externa lingvister och interna granskare kan referera till dessa språkliga tillgångar när de arbetar med innehållet i Smartlings CAT-verktyg (Computer Assisted Translation), vilket säkerställer konsekvens och gör det enkelt att upprätthålla kvalitetsstandarder. När innehållet är översatt läggs godkända översättningar automatiskt till i Personios översättningsminne och tillämpas på framtida översättningar.

Slutligen, när översättningsvolymerna ökade och att lägga till språk blev ett gångbart alternativ, började Personios innehållsutbildningsteam använda Smartlings lösning för neural maskinöversättning (NMT). Det har ökat effektiviteten och samtidigt hållit kostnaderna nere genom att producera högkvalitativa resultat som kan skickas direkt till Personios interna granskare.

Resultat

Dessa förändringar har gett betydande tids- och kostnadsbesparingar. Till exempel förväntar sig Personios innehållsutbildningsteam att implementering av NMT kommer att hjälpa dem att spara 40 % av deras nuvarande översättningsbudget. De räknar också med att genom att utnyttja NMT kommer de att kunna minska tiden som läggs på intern granskning med minst hälften.

Det viktigaste är att Personio nu kan skala sina lokaliseringsinsatser, vilket gör det enkelt att prata sina kunders språk och tillhandahålla förstklassig flerspråkig kundservice till HR-avdelningar över hela Europa.

Framtida planer inkluderar att återinvestera de pengar som sparas genom att utöka deras språkutbud, ett åtagande som nu är genomförbart tack vare Personios partnerskap med Smartling. Personios innehållsutbildningsteam hoppas också kunna göra detta utan att öka antalet interna granskare. Istället planerar de att implementera ett NMT plus mänskligt arbetsflöde efter redigering med hjälp av externa resurser och att övervaka kvaliteten med Smartlings omfattande kvalitetsbedömningsprogram. Slutligen kommer teamet att fortsätta att gå mot en helautomatisk översättningsprocess som startar omedelbart efter publiceringen av deras källinnehåll och slutar med publiceringen av polerade, högkvalitativa översättningar på alla målspråk.