Bygga en flerspråkig kunskapsbas: En steg-för-steg-guide

Om du tillgodoser ett brett spektrum av kunder från hela världen är det ett måste att ha en flerspråkig kunskapsbas. Språk som mandarinkinesiska, hindi och spanska kommer snabbt ikapp engelska vad gäller världsomspännande talare. Detta innebär en betydande möjlighet för företag att utöka sin räckvidd och engagera sig i dessa marknader.

En välgjord flerspråkig kunskapsbas kan hjälpa dig att standardisera processer över alla dina globala enheter, förbättra kundsupporten och bygga förtroende hos din internationella publik. Men att skapa och underhålla en flerspråkig kunskapsbas är en utmaning utan de rätta verktygen i din arsenal.

Låt oss utforska de bästa metoderna för att skapa och optimera din flerspråkiga kunskapsbas för långsiktig framgång.

Vad är en flerspråkig kunskapsbas?

Föreställ dig hur mycket lättare det skulle vara att hjälpa kunder eller utbilda anställda om du hade en kunskapsbas som de kunde komma åt på sitt modersmål. Det är kraften i att bli flerspråkig med din kunskapsbas.

En flerspråkig kunskapsbas är en samling information som är tillgänglig på flera språk. Det är som att ha ett bibliotek med samma böcker på olika språk – du kan hitta den information du behöver oavsett vilket språk du talar.

För en global organisation är en flerspråkig kunskapsbas oerhört användbar eftersom den låter dig dela kunskap och information med människor över hela världen. Det är ett bra sätt att bryta språkbarriärer och se till att alla har tillgång till samma viktiga information.

De vanligaste sakerna du hittar i en flerspråkig kunskapsbas är produktguider, vanliga frågor, felsökningstips och hjälpartiklar – i princip allt som kunder eller anställda kan behöva veta om ditt företag, produkter eller tjänster. Dessutom kan du inkludera interna innehållstillgångar som utbildningsmaterial, introduktionsguider och HR-policyer så att alla har tillgång till den information de behöver på sitt föredragna språk.

Varför skapa en flerspråkig kunskapsbas?

En kunskapsbas är ett centraliserat arkiv med information som har flera användningsfall. Så här kan du glädja dina kunder och anställda genom att göra denna kunskapsbas tillgänglig på flera språk:

Ge effektiv kundsupport

Forskning visar att 42 % av kunderna lämnar kunderna på grund av en dålig kundsupportupplevelse. Om du har kunder från olika länder och språkbakgrunder är en flerspråkig kunskapsbas ett måste för din kundsupport.

När dina kunskapsbasartiklar är tillgängliga på flera språk kan ditt supportteam snabbt skicka rätt information till kunder, oavsett vilket språk de talar. Detta sparar tid och frustration för både dina agenter och dina kunder.

Dessutom kan en kunskapsbas också fungera som en självbetjäningshjälp där kunder kan komma åt den information de behöver på sitt modersmål utan att ditt team behöver lyfta ett finger. Detta är särskilt viktigt för komplexa tekniska ämnen där missförstånd kan bli kostsamma. Till exempel, om en kund misstolkar säkerhetsinstruktionerna och en incident inträffar, kan företaget ställas inför ansvarsproblem. Flerspråkig kundsupport (Källa)

Summan av kardemumman är att en flerspråkig kunskapsbas gör det lättare för ditt supportteam att leverera bra service till hela din globala kundbas. Det är en smart investering som lönar sig i nöjdare kunder och effektivare flerspråkig supportverksamhet.

Styrka din arbetskraft

För internationella företag är en av de stora utmaningarna att se till att alla anställda, oavsett var de befinner sig, kan få tillgång till viktig företagsinformation. En flerspråkig kunskapsbas fungerar som ett centraliserat arkiv som tar itu med detta problem genom att tillhandahålla resurser på flera språk.

Anställda kan snabbt hitta den information de behöver för att utföra sina jobb, även om de inte behärskar innehållets originalspråk flytande. Detta ökar produktiviteten och minskar tiden de slösar på att söka efter svar. Ett multinationellt företag kan ge alla anställda tillgång till samma utbildningsmaterial och företagskunskaper på deras föredragna språk.

Utöka din räckvidd

Genom att göra ditt innehåll tillgängligt för en bredare publik kan du ta dig in på nya marknader och öka din synlighet. Detta är särskilt viktigt i regioner där språkbarriärer kan utgöra ett betydande hinder. Till exempel har ett företag som Airbnb, som erbjuder sin kundtjänstwebbsida på över 20 språk, kunnat attrahera en mängd olika användare från olika delar av världen. Airbnbs kundtjänstportal är tillgänglig på över 20 språk (Källa)

Dessutom söker kunder ofta svar på sina frågor genom att använda en sökmotor på deras modersmål. En flerspråkig kunskapsbas kan förbättra din sökmotoroptimering (SEO) och attrahera mer organisk trafik från internationella sökmotorer.

Om du vill veta mer om bästa metoder för SEO på de globala marknaderna, kolla in vår guide om flerspråkig SEO och hur du implementerar den.

Hur man skapar en flerspråkig kunskapsbas

Att skapa en flerspråkig kunskapsbas är en utmanande uppgift – du behöver rätt verktyg och strategier för att lyckas. Låt oss titta på sex specifika steg för att skapa och underhålla en effektiv flerspråkig kunskapsbas:

1. Bestäm vilka språk som ska stödjas

Börja med att skapa en standardspråkdatabas som kommer att fungera som grunden för din kunskapsbas. Det här standardspråket ska vara supportteamets primära språk och språket du först skapar ditt innehåll på.

När du väljer nya språk att stödja i en flerspråkig kunskapsbas finns det flera viktiga faktorer att ta hänsyn till: Ditt supportteams språkkunskaper: Se till att du har supportteammedlemmar som kan tala målspråket flytande.

• Kunddemografi: Titta på demografin för din kundbas och analysera de kundförfrågningar du ofta får. Om du dessutom får betydande trafik från vissa regioner med höga avvisningsfrekvenser kan det tyda på ett behov av att översätta artiklar till dessa språk.
• Stöd för webbplatsspråk: Se till att du redan stöder språket på din webbplats innan du översätter artiklar i kunskapsbasen.
• Språkkomplexitet: Kontrollera att din webbplats kan stödja språk som är mer komplexa än andra. Till exempel läses arabiska skrifter från höger till vänster, och dess tecken ändrar form beroende på deras position i ett ord. Se till att din webbplatsinfrastruktur stöder sådana nyanser och att du har översättare med nödvändig expertis. Vår detaljerade guide om webbplatslokalisering täcker alla nyckelstrategier.

2. Använd ett översättningshanteringssystem (TMS)

Ett TMS är en kraftfull plattform som hjälper globala företag att skapa och underhålla sin flerspråkiga kunskapsbas. Så här kan ett TMS göra det enkelt att hantera en flerspråkig kunskapsbas:

• Centraliserad projektledning: Ett TMS tillåter företag att hantera alla översatta artiklar och projekt på ett ställe. Varje del av information, från produktbeskrivningar till kundsupportdokument, är lättillgänglig från en enda vy. Den håller även reda på alla ändringar av innehållet så att den senaste versionen alltid är tillgänglig.
• Automatiserade översättningsarbetsflöden: Företag kan automatisera översättningsprocessen, särskilt de operativa aspekterna som uppladdning och extrahering. Detta sparar tid och minskar kostnaderna genom att eliminera behovet av manuella ingrepp.
• Kvalitetskontroller: De flesta moderna TMS kommer med inbyggda kvalitetskontroller och gör det möjligt för företag att ange specifika översättningsriktlinjer och granskningsprocesser för att upprätthålla konsistens på alla språk.
• Integrationer med dina befintliga system: TMS kan integreras med andra affärssystem, såsom innehållshanteringssystem och system för hantering av kundrelationer, vilket gör kunskapshanteringen enkel.

Vill du veta mer om TMS? Här är en detaljerad guide om vad ett TMS är och hur man väljer ett.

3. Välj rätt översättningsmetod

Översättningsbranschen upplever tillväxt med stormsteg. Idag finns det flera olika översättningsmetoder att välja mellan. Men det finns också faktorer att ta hänsyn till när du väljer rätt översättningsmetod. Om ditt innehåll till exempel är mycket specialiserat, kreativt eller kulturellt känsligt, arbeta med professionella översättare eller modersmålstalare som bäst kan förstå de kulturella nyanserna tillsammans med teknisk noggrannhet. Å andra sidan kan AI-översättningsverktyg som maskinöversättning enkelt hantera rutinmässigt, okomplicerat innehåll.

Dessutom, när du arbetar med AI behöver du inte längre oroa dig för kvaliteten. AI-drivna översättningar är nu betydligt mer avancerade och ger resultat av hög kvalitet. Om du till exempel är orolig för hur AI kan anpassa sig till ditt varumärkes ton och undrar när du ska involvera mänsklig tillsyn (och när du inte ska göra det), tar vi upp det utförligt i vår Reality Series: Episod 4.

Olga Beregovaya, VP för AI på Smartling, delar att "översättning, redigering, korrekturläsning - som vi känner det - definitivt verkar bli mer och mer ett minne blott. [...] Och vad vi ser är att kvaliteten på även det första passet [av maskinöversatt innehåll] redan är tillräckligt hög, såvida du inte har att göra med mycket specialiserat innehåll eller innehåll som kräver transcreation. [...] [Så] kvalitetsförutsägelserna [av resultatet] av maskininlärningsmodeller är redan en bra indikator på var du behöver eller inte behöver det andra ögonparet."

4. Lokalisera allt ditt innehåll

När du är redo att sätta upp kunskapsbasen på flera språk är det viktigt att du lokaliserar ditt innehåll. Det innebär att man översätter och anpassar varje information för att matcha målspråket och kulturen. Se till att översättningar är korrekta, naturligt klingande och kulturellt lämpliga. Glöm dessutom inte att tillåta extra utrymme i webblayouter för språk som expanderar när de översätts (som engelska till tyska).

Multimedialokalisering kan vara svårare, med tanke på att det är undertextning och dubbning involverat i processen. Men med rätt översättningstjänster, som Smartlings fullservice videoöversättning, kan du segla igenom processen och uppnå sömlöst lokaliserat medieinnehåll.

5. Gör din kunskapsbas användarvänlig

Kundupplevelsen har prioritet när du bygger en omfattande resurs som en kunskapsbas. Använd ett enkelt, intuitivt navigationssystem med tydliga kategorier och taggar för att undvika överväldigande användare med för många alternativ. Organisera ditt innehåll väl med ett logiskt flöde från ett ämne till nästa.

Ett annat sätt att få användaren att känna sig värdefull är att tillhandahålla ett sätt för dem att ge feedback eller ställa frågor om de inte hittar svaret de behöver. Så här gör Microsoft i slutet av varje hjälpartikel: Microsofts hjälpartiklar samlar användarfeedback i slutet av varje artikel (Källa)

Dessutom är det viktigt att skapa en rullgardinsmeny för språkval så att användarna enkelt kan se listan över språk som stöds och välja det de är mest bekväma med.

6. Underhåll och uppdatera din kunskapsbas regelbundet

Hur upprätthåller du en kunskapsbas som är relevant och effektiv? Regelbundna uppdateringar håller ditt innehåll fräscht, korrekt och anpassat till den senaste utvecklingen i din bransch.

Detta säkerställer att dina användare, oavsett om de är kunder, anställda eller partners, alltid har tillgång till den mest aktuella och tillförlitliga informationen. Med regelbundna granskningar och effektiv versionskontroll kan du förhindra spridning av inaktuell eller felaktig information, vilket kan leda till förvirring och misstro.

Hur Smartling hanterar flerspråkiga kunskapsbaser

Lyckligtvis gör avancerad teknik i kombination med professionella översättningstjänster det enkelt att skapa och hantera flerspråkiga kunskapsbaser. Med Smartling kan du automatisera en majoritet av översättningsprocessen och utnyttja både AI-översättning och mänsklig expertis för att leverera högkvalitativa översättningar.

Smartlings TMS tillhandahåller en centraliserad plattform där du kan hantera alla dina översättningar, spåra framsteg och säkerställa konsistens mellan olika språk. Detta innebär att du kan behålla en enda källa till sanning för allt ditt innehåll, vilket gör det lättare att uppdatera och hantera din kunskapsbas. Du kan också utnyttja översättningsminnet för att återanvända tidigare översatt innehåll, vilket minskar behovet av upprepade översättningar och sparar tid och resurser.

En av Smartlings nyckelfunktioner är dess integrationer med populära kundsupportplattformar som Zendesk, Salesforce Knowledge och MindTouch. Dessa integrationer stärker flerspråkig kundsupport på alla språk. Du kan hantera och skala din kunskapsbas samtidigt som du effektivt ger dina anställda och kunder det stöd de behöver på deras föredragna språk. Boka ett möte med våra experter idag för att lära dig mer.