Spelförändrande fördelar med terminologihanteringssystem + Hur man startar ett

På Global Ready Conference 2021 fick vi sällskap av Uwe Muegge, Head of Terminology, Global Business Marketing på Facebook. Uwe delade med sig av värdefulla insikter om terminologihantering och hur fördelarna med att hantera terminologi går långt utöver förbättrad konsekvens och kvalitet.

Här är de tre takeaways från denna session:

1. Att hantera terminologi handlar om mycket mer än att bara vara konsekvent. Terminologihantering är ett verkligt affärsvärde och kan hjälpa dig att få ut din produkt snabbare på marknaden.

2. Terminologihantering är inte raketvetenskap. Det handlar om att ge författare och översättare vägledning om hur man använder de ord som betyder mest i din organisation.

3. Du behöver inte ett överflöd av resurser för att påbörja ditt terminologiprojekt. Det bästa rådet för att börja det är att börja!

Vad är terminologihantering?

Här är den enklaste definitionen av en term av Uwe: "en term är ett ord eller en fras som är viktig för dig och din organisation. Om du bryr dig om ett ord så mycket att du vill att alla i din organisation bara ska använda det ordet när du pratar om det, är det ordet en term.”

Den akademiska definitionen av terminologihantering är "metoder för att samla in, underhålla och komma åt terminologidata." I vårt sammanhang definierar Uwe kommersiell terminologi för oss som "processen att ge vägledning om ordval till författare och översättare."

Terminologihantering hjälper innehållsskapare under hela livscykeln, från författare och recensenter till översättare och översättningsredaktörer, att välja rätt ord effektivt. Det främsta jobbet för terminologihantering är att göra det möjligt för innehållsskapare att välja rätt ord utan att slösa sin tid på forskning eller ändlösa diskussioner med kollegor.

Se Uwes session i sin helhet här.

Dog vs Terminology från Smartling på Vimeo.

Varför terminologiprogram faller kort

Följande verkar vara en utbredd attityd när det gäller att överväga terminologihanteringssystem:

• Det finns ingen tid för ett terminologihanteringsprogram.
• Jag vet inte hur man gör det.
• Alla är upptagna och har flera prioriteringar, så det är svårt att få in en ännu.
• Det är trevligt att ha (systematisk terminologihanterings potential erkänns inte).
• Det är en svår uppgift även för en erfaren terminolog. Att starta en är en svår uppgift.

Varför behöver jag ett terminologihanteringssystem?

Dessa farhågor är förståeliga, men de organisationer som har övervunnit dem är de som sticker ut.

Att hantera terminologi förbättrar konsekvensen, vilket leder till förbättrad kvalitet på din produkt och dina kunders upplevelse av din produkt. Men det finns mer. Låt oss prata om hur terminologihantering kan ha en ännu mer omedelbar inverkan på framgången för dina produkter och tjänster på marknaden.

Terminologifrågor skapar friktion.

Rätt hantering kan minska tiden det tar att få dina produkter att marknadsföra nationellt och internationellt.

Innehåll hanteras ofta av många olika personer i en organisation. Utan ett terminologiprogram på plats lägger författare mycket tid på att forska och diskutera vad de korrekta termerna är. Ju mer distribuerade dessa team är, desto mer tid tar det för forskning och avstämning när denna tid kan användas bättre för att förbättra innehållet.

Att hitta rätt term kan vara utmanande även för välutbildade översättare med många års erfarenhet. Uwe vet att översättare inte kan lägga mer än några sekunder på att hitta en korrekt översättning för en term när de ombeds att hålla snäva deadlines. Genom att ha en terminologihanteringsprocess på plats kan översättare lägga sin tid på att översätta mer innehåll och få översättningen att låta mer naturlig.

Summan av kardemumman är att friktionen av bristen på terminologihantering som introduceras i innehållets livscykel saktar ner hela processen, vilket gör en verklig inverkan på ett företags lanseringskalender.

Nu då, vad tror du kommer att hända om alla nyckeltermer var tillgängliga för innehållsskapare i början av varje projekt?

Terminologihanteringssystem är en gamechanger för alla intressenter.

Med en omfattande, projektspecifik flerspråkig termbas tillgänglig kan författarna inte bara producera innehåll av högre kvalitet snabbare, utan deras arbete blir också roligare.

När författarna använder de korrekta termerna första gången kan redaktörer fokusera på att förbättra tonen, rösten och meddelandena med sin tid som annars skulle ha gått till spillo på att korrigera termerna.

Översättarna kommer att vara försäkrade om att de använder samma översatta term som alla andra i projektet använder, vilket resulterar i högre översättningskvalitet och produktivitet.

Granskarnas jobb förändras också eftersom de, med terminologihanteringssystemet, inte längre behöver slösa bort sin tid på att se till att de olika översättarna i ett projekt använder de korrekta termöversättningarna konsekvent i hela projektet. Nu kan de fokusera på att se till att den översatta texten låter och läses så flytande som en översättning kan.

Nu har du ett team som producerar innehåll av högre kvalitet, får ut produkter på marknaden snabbare och är nöjdare med sitt jobb.

Terminologihantering är inkluderande.

Vi vet alla att språket ständigt förändras. Nya ord kommer fram och andra försvinner. Men nu är en tid då en aspekt av språket får mycket uppmärksamhet: hur vi talar om etnicitet, religion, kön, mental och fysisk förmåga, ålder och andra sociala och kulturella egenskaper. Att använda ett inkluderande språk i kommunikation har blivit en hög prioritet inom och utanför ens organisation.

Denna typ av kulturförändring är en enorm utmaning för en organisation av alla storlekar. När det finns hundratals innehållsskapare i en organisation, hur ser du till att allt ditt innehåll återspeglar detta konsekvent? Hur uppdaterar du allt befintligt innehåll? Och hur granskar du allt det innehållet utan att belasta dina författare och redaktörer?

Återigen är svaret terminologihantering. Möjligheten att hjälpa författare att snabbt anta inkluderande språk är en annan betydande fördel med att implementera ett terminologihanteringsprogram.

Hur man börjar terminologihanteringsinitiativet

Uwe rekommenderar att om du har betydande resurser för att implementera ett företagsterminologiprogram, anlitar du en erfaren terminologikonsult. Men om det inte är fallet för dig, här är några av Uwes tips om hur du kommer igång med ditt initiativ för terminologihantering.

1. Om det här är första gången du börjar med terminologihantering, välj ett litet projekt med lägre lanseringsprioritet för att köra ett pilotprogram, så det blir mindre press på dig och ditt team.

2. Engagera dig i dokumentets livscykel tidigare, helst i innehållsplaneringsstadiet. När ett lokaliseringsprojekt väl har skickats till en leverantör är det nästan alltid för sent. För att sammanställa en omfattande projektspecifik termbas, låt den översättas till alla språk du täcker och få feedback på dessa termöversättningar, kom ihåg att göra detta innan innehållsöversättningen börjar.

3. Leta efter alla möjliga terminologiresurser. Du kanske tror att du inte har någon personal eller budget för att starta din terminologihantering, men du kan bli förvånad över vad du hittar. Enskilda författare och redaktörer har sannolikt sina personliga ordlistor och din juridiska avdelning bör ha en lista över alla dina varumärken. Dessa är en bra startordbok.

4. När du har hittat eller skapat en termbas, se till att dela den med dina interna och externa intressenter.

5. Från ditt första terminologiprogram, samla in så mycket data som möjligt om den positiva inverkan terminologin har haft på det projektet och dela denna data med ledning och kollegor. Det är så du bygger ett affärscase för ett terminologihanteringsprogram så att du kan utveckla det till en organisationsomfattande lösning.

Hur skapar jag en termbas?

Syftet med att bygga en termbas är att ge vägledning om de ord som är viktiga i en organisation. Här är några viktiga komponenter i en termbas:

Namnet på ditt företag

Det finns så många sätt du kan skapa varianter av även det enklaste företagsnamnet. Du kan skriva det med stora bokstäver, skriva det med eller utan den juridiska formen eller ett kommatecken mellan namn och juridisk form. Du kan använda ticker-symbolen för börsnoterade företag eller använda korta formulär eller förkortade formulär... och listan fortsätter. Så inkludera alltid namnet på din organisation i din termbas med detaljerade användningsnoteringar för alla användningsfall.

Namnen på alla dina produkter och nyckelfunktioner, inklusive varumärken

Det här är ord du och dina kunder bryr sig om, så översättare måste få rätt. Att registrera ett varumärke är en lång och dyr process, och ändå misslyckas många organisationer med att inkludera denna kritiska typ av immateriell egendom i termbasen, vilket orsakar alla typer av problem vid översättning. Inte alla översättare är bekanta med internationella upphovsrättslagar och det faktum att varumärken kan förlora sitt rättsliga skydd när de används i någon annan form än den version som är registrerad.

Kom också ihåg att använda varumärkessymbolen varje gång det varumärkesskyddade föremålet nämns. Om du tar med varumärkessymbolen första gången i dokumentet och inte därefter riskerar du att varumärken misshandlas. Om du lägger till dina varumärken i din termbas kan du se till att de överlever översättningen intakta.

Nyckeltermer

Inkludera ord som du vill ska användas konsekvent. Det är inte ovanligt att olika typer av innehåll skrivs av olika funktionsgrupper i ditt företag. Ha alla UI-objekt tillgängliga i en termbas för att säkerställa att samma termer översätts på samma sätt över alla komponenter i ett projekt. Det finns många tillfällen där flera olika ord används för att betyda en sak. Dessa ord kan orsaka förvirring om de inte används konsekvent, särskilt när de förekommer i flera delar.

Vi hoppas att du tycker att Uwes andel av terminologikunskaper och visdom är till hjälp! Sugen på att komma igång med terminologihantering för din organisation? Läs mer om Smartlings tjänst Linguistic Asset Management här.