Vilka är de bästa alternativen för korrekt översättning i Excel?

När de flesta tänker på översättningstjänster, för tankarna till översättningar av webbplatser, böcker, marknadsföringsmaterial och juridiska dokument. Men internationella företag behöver ofta finansiella dokument – inklusive Excel-kalkylblad – översatta från ett källspråk till ett målspråk.

Den här artikeln tar upp de särskilda övervägandena för att översätta data från Excel till ett nytt språk. Läs vidare för att lära dig om de verktyg som är tillgängliga för att göra jobbet och begränsningarna som kommer med gratis tredjepartsappar och inbyggda funktioner. Den täcker också alternativ till gratisappar för företagsanvändare som kräver certifierade översättningar och projektledning.

Vad är översättning i Excel?

Översättning av Excel-dokument innebär att ersätta textdata i ett Excel-kalkylblad med text på ett målspråk. Excel-översättning är avgörande för företag som skapar finansiell data för en internationell publik.

Översättning av kalkylbladsdata har samma krav som andra typer av översättningar, men kalkylarksformatet erbjuder några unika utmaningar. Beroende på vilken metod du använder för att översätta Excel-kalkylblad kan det kräva extra kvalitetskontroll för att säkerställa korrekt översättning av siffror och bevarande av Excel-formler.

Nackdelarna med att hantera översättning i inbyggda Excel-verktyg

Microsoft Translator-verktyg erbjuder tillfälliga användare grundläggande översättningstjänster genom ett inbyggt översättningsverktyg som finns på fliken Granska i menyfliksområdet. Det finns dock några villkor att vara medveten om innan du använder den här funktionen.

Så här hittar du och använder det inbyggda maskinöversättningsverktyget i Excel:

1. Öppna Excel-arbetsboken du vill översätta. Välj Översätt. Detta öppnar fönstret Översättare på höger sida av skärmen.
2. Översättningsverktyget översätter flikdata från dess källspråk (automatiskt upptäckt eller manuellt valt) till det målspråk du väljer.

3. Översättningen kommer att visas i den nedre rutan på höger sida. Du måste kopiera och klistra in den översatta texten i dokumentet.

Observera att översättningen inte bevarar formler eller Excel-funktioner i ditt kalkylblad, så var försiktig när du klipper och klistrar in. Maskinöversättningsverktyg som det i Microsoft Excel-produkter är också benägna att få översättningsfel, så låt en som talar målspråket som modersmål granska innehållet, eller ett extra steg i ditt arbete, om möjligt.

Denna funktion är bäst för små projekt och personligt bruk. Det är inte tänkt som en ersättning för professionell översättning av affärsdokument.

Alternativt alternativ: Ladda upp Excel-dokumentet till Google Översätt

Google Translate är ett gratis webbaserat verktyg som översätter dokument till över 100 olika språk som engelska, franska, spanska, tyska, kinesiska och mer. Verktyget låter användare klippa ut och klistra in ett textblock i ett fält eller ladda upp ett dokument för översättning.

För att använda Google Översätt, öppna din Excel-fil och klicka på "Översätt" från toppmenyn. Därifrån väljer du ditt målspråk.

Observera att Google Translate presenterar översatt text i webbläsarfönstret för granskning. Du kan inte ladda ner ett översatt Excel-kalkylblad från appen efter översättning. Återigen, detta är ett bra alternativ för tillfälliga användare som behöver läsa enkel text i ett kalkylblad. Det är inte det föredragna alternativet för företagsanvändare som behöver professionell översättning, eftersom affärsdokumentation ofta innebär utmaningar för maskinöversättning.

Tänk också på att användning av en gratis webbläsarbaserad app från tredje part innebär risk för dataintrång. Undvik att använda Google Översätt eller någon kostnadsfri tjänst för att översätta känslig eller proprietär information.

Vilka är konsekvenserna av dålig översättning i Excel?

Översättningsproblem och datakorruption har verkliga konsekvenser för företagen. I bästa fall skapar dålig översättning mer arbete för redovisningspersonal, som måste hitta och åtgärda problem. I värsta fall introducerar felaktiga framställningar i finansdata affärsrisk och ansvar.

Otydlighet: Excel är det valda formatet för finansiell rapportering. Programmet hanterar komplexa beräkningar och avancerade funktioner som vad-om-scenarioplanering och analys. Excel-dokument kan förlora klarhet eller ge en felaktig bild av data i fall av felaktiga översättningar eller ändringar av data eller formler. För att säkerställa integriteten hos finansiella data, välj certifierad översättning med hjälp av ett TMS.

Strategiska frågor: Ledande team använder ofta finansiella data för att bygga affärsstrategier och informera beslut. Dålig översättning eller formuleringsfrågor kan leda till beslut baserade på felaktig information. Även små förändringar av dokumentbetydelser eller beräkningar kan få långsiktiga konsekvenser.

Felaktig rapportering: Ekonomiteam förlitar sig på korrekta data för att utföra ekonomifunktioner som månadsslut och rapportering. Dåliga översättningar eller felaktiga uppgifter leder till finansiella rapporteringsproblem och negativa revisionsresultat. Certifierade översättningar med hjälp av ett TMS säkerställer att ekonomiteamet kan lita på data från översatta dokument.

Potentiellt ansvar: Felaktig ekonomisk eller juridisk översättning öppnar upp för en dokumentägares ansvar. Till exempel, om en översättning av ett kontrakt eller ett finansiellt dokument introducerar fel eller oklarheter, kan det äventyra en affärsaffär eller orsaka skada på rykte. Detta är särskilt troligt i Excel-dokument, där maskinöversättning kan ändra formler och beräkningar. Detta kan innebära kostsamma problem eller förseningar i affärsverksamheten.

Ökade kostnader: Fel i ekonomidokumentationen kan bli dyra. Felaktiga uppgifter kan ändra förhandlingsparametrar, skapa förvirring mellan parterna i en affär eller införa extra kostnader. Även om teamet upptäcker felaktigheter i en översättning, tar forskning och åtgärdande tid och pengar. Alla dessa resultat ökar direkta och indirekta kostnader. Av denna anledning investerar många företag i professionella översättningstjänster för att kontrollera kostnaderna och minska problem.

Ett bättre alternativ: Introduktion till översättningshanteringssystem (TMS)

Professionell översättningsprogram som Smartling hjälper företagsanvändare att hantera översättningsprojekt från början till slut inom en plattform. Designade för kvalitetssäkring av företag, professionella översättningshanteringssystem hjälper användare att få tillgång till maskinöversättning eller mänskliga översättningstjänster beroende på deras budget eller innehållstyp.

Professionella översättningshanteringssystem erbjuder tjänster utöver enkel översättning. Smartling erbjuder kvalitetssäkring (QA) kontroller och garanterad översättningskvalitet. Detta hjälper till att säkerställa att översatt innehåll uppfyller riktlinjerna för företagsstil och varumärkesstandarder och matchar ditt källspråk och ditt översatta innehåll.

Vilka är fördelarna med att använda ett TMS?

Översättningshantering erbjuder professionella användare många fördelar jämfört med en gratis app från tredje part. Med hjälp av ett TMS får användare tillgång till banbrytande AI- översättningsteknik, mänskliga översättare med modersmål, felkontroll, certifierad dokumentation och mer.

Här är fördelarna för användare när de använder en professionell översättningstjänst:

Snabbare leverans: TMS erbjuder strömlinjeformade system för hantering av översättningar. Med hjälp av AI-teknik och mänskliga översättare med modersmål kan TMS:er snabbt översätta innehåll utan att offra noggrannheten. TMS är utformade för att hantera ett översättningsprojekts hela arbetsflöde från att tilldela uppgifter till att spåra framsteg till att leverera översättningar av hög kvalitet. Detta gör det också möjligt för användare att spåra deras dokumentförlopp och leverans.

Översättning av högre kvalitet: Även om gratis översättningsappar från tredje part kan hantera enkla ord och fraser, kan dessa verktyg inte leverera mer komplexa eller nyanserade översättningar som ett TMS. Översättningstjänster bygger allt effektivare arbetsflöden och känsligare maskinöversättningsprodukter. Detta innebär att kvaliteten på översättningen du får från ett TMS kommer att vida överstiga den för en gratistjänst som Google Translate eller ChatGPT.

Teknikstödd översättning: AI-stödd översättning kan spara tid och ansträngning vid översättning av stora projekt, vilket minskar manuellt arbete och säkerställer noggrannhet genom hela översättningsprocessen. Ett TMS kan koppla ihop maskinöversättning med mänsklig kvalitetssäkring för att eliminera fel eller fånga nyanser i målspråket. Med ett TMS som Smartling får användarna det bästa av två världar – stark maskinöversättning parat med mänsklig beröring.

Kostnadseffektivitet: TMS ger företag kostnadseffektiva översättningstjänster genom att effektivisera processer och eliminera onödiga kostnader. Med ett TMS lägger företag ut sina översättningsbehov till en extern tjänst som kan tillhandahålla mer exakta och tillförlitliga översättningar. Ett TMS kan också automatisera översättningsprocessen, vilket minskar de manuella arbetskostnaderna i samband med översättning.

Funktioner att leta efter i översättningsverktyg bortom Excel

Medan gratisfunktioner är bra för snabb översättning av personliga dokument, kräver företag ofta professionella översättningstjänster. När du utvärderar tjänsteleverantörer, leta efter ett företag som erbjuder dessa viktiga översättningsfunktioner:

Modersmålsöversättare

Modersmålstalare erbjuder den mest exakta översättningen och den bästa kunskapen om kulturell kontext för ett översättningsprojekt. Även om översättare kan vara skickliga i flera språk, är det viktigt att språket är flytande som modersmål för att bibehålla den översatta textens noggrannhet och trohet.

Transcreation tjänster

Transcreation är en typ av översättning som går utöver den bokstavliga betydelsen av ord och tar hänsyn till kulturell kontext och delar av målgruppen. Transcreation kräver en mänsklig översättare med kreativitet och djupgående kunskaper om målspråket och kulturen, eftersom det handlar om att förstå målgruppen och det budskap som den ursprungliga källtexten avser att kommunicera.

Datasäkerhet

Digital översättning kräver att användare överför känslig och proprietär information till TMS. Se till att leverantören erbjuder moderna datasäkerhetsfunktioner som kryptering och säker datalagring för att upprätthålla konfidentialitet. Se också till att översättare och andra som arbetar med dokument gör det under ett sekretessavtal (NDA) för att säkerställa datakonfidentialitet.

Arbetsflödeshantering

Arbetsflödeshantering hjälper företag att hantera sitt flöde av översättningsprojekt. Moderna TMS-leverantörer automatiserar processer för att spara tid och pengar. Om ditt företag kräver pågående översättningstjänster för att betjäna flera marknader, leta efter en tjänsteleverantör med ett starkt engagemang för hanterade tjänster för översättning.

Effektivisera ditt översättningsarbetsflöde med Smartling

Smartling erbjuder företagsanvändare de bästa funktionerna och tekniken för att hantera översättning i stor skala. Vår prisbelönta kombination av maskinöversättning, neural maskinöversättning och mänskliga översättare ger noggrannhet och tillförlitlighet för varje översättningsprojekt. Smartling erbjuder även funktioner på företagsnivå för team:

• Integrationer och teknik för att effektivisera översättning
• Rapporterings- och analysverktyg för att bedöma innehållets kvalitet och effektivitet
• Användar- och projektledning för fullständig kontroll av översatta tillgångar

För att se Smartling i aktion, titta på vår fem minuters demo eller boka ett samtal med en översättningsspecialist.