How do I translate PDFs without losing formatting?

If you’ve ever tried translating a PDF manually, you know the pain: broken layouts, missing fonts, and lost images. Smartling solves this by automatically converting PDFs into editable DOCX files for translation. Native text and formatting are preserved, and when the translation is complete, you receive a clean, layout-ready file that mirrors the original. For scanned or image-based PDFs, Smartling applies OCR to extract text, making even static documents translatable. Translators can also access the original PDF for reference, ensuring context and formatting accuracy throughout the process.

How much does document translation cost?

Costs depend on content type, volume, and workflow. For human translation workflows, pricing is most commonly calculated per word, with average costs of between $0.15 and $0.30 per word. For machine translation workflows, MT providers like Google Translate, Microsoft Translator, and Amazon Translate often price their services per million characters, with pricing starting at around $10–20 per million characters. With the rise of LLMs like ChatGPT, some people wonder whether they can simply ask their preferred LLM to translate documents. Smartling CEO Bryan Murphy warns against using “cheap LLM translation,” as this method often backfires. Enterprises end up spending more time and resources fixing low-quality LLM translation output than they save upfront. Read Smartling's guide to translation rates for more details on pricing.

Document translation software vs. services: what’s best?

Translation services typically refer to networks of human linguists, while document translation software provides a platform for translation management. With Smartling, you gain access to both best-in-class translation services and document translation software. Smartling customers work with a dedicated Customer Success Manager who helps them set up document translation workflows that are optimized for desired quality level, cost, and turnaround time. This flexibility ensures your most important materials, like legal contracts or marketing campaigns, receive human review, while internal guides or product docs move instantly through an AI translation workflow.

Bästa dokumentöversättningstjänsterna för företag år 2025

Att översätta dokument i stor skala ska inte kännas som ett spel formateringsroulette. Ändå är dokumentöversättning fortfarande långsam, inkonsekvent och manuell för de flesta globala team. Om du någonsin har tappat layoutåtergivningen i en översatt PDF, jonglerat 10 versioner av en Word-fil eller tillbringat veckor med att vänta på att uppdateringar ska publiceras, är du inte ensam.

Den här guiden utforskar vad de bästa dokumentöversättningstjänsterna verkligen erbjuder idag, hur AI och automatisering förändrar dokumentöversättning och varför Smartling levererar den mest effektiva, exakta och företagsanpassade metoden som finns tillgänglig.

Varför dokumentöversättning är viktigt för globala företag

För lokaliseringschefer och innehållsägare är det ofta dokumentöversättning som möter hastighet och noggrannhet. Ni behöver flerspråkiga versioner av affärskritiskt material, såsom kontrakt, marknadsföringsresurser eller utbildningsmaterial, utan att förlora formatering, innebörd eller tid.

De vanligaste problemen inkluderar:

Manuella uppladdningar och överlämningar som saktar ner allt
Trasig formatering eller förlorad stil i översatta filer
Bristande insyn i kostnader, kvalitet och leveranstid
Datasäkerhets- och efterlevnadsrisker vid extern delning av filer

Moderna plattformar för dokumentöversättning byggdes för att lösa just dessa problemområden.

Vad "bästa dokumentöversättningstjänster" egentligen betyder

När folk söker efter de bästa dokumentöversättningstjänsterna jämför de vanligtvis en blandning av byråer, AI-verktyg och översättningssystem. Men för företag betyder ”bäst” inte bara det mest kostnadseffektiva. Det betyder den mest pålitliga, automatiserade och skalbara lösningen som kan hantera komplexa filtyper med noggrannhet och efterlevnad.

De bästa lösningarna kombinerar tre kärnfunktioner:

Automatisering: Sömlöst mata in och leverera filer via kopplingar eller API:er.
AI-driven översättning: Kombinera maskinell och mänsklig expertis för att balansera hastighet och kvalitet.
Företagssäkerhet: Skydda alla dokument enligt strikta styrningsstandarder.

Hur AI och automatisering förändrar dokumentöversättning

Traditionella arbetsflöden för dokumentöversättning förlitade sig i hög grad på mänskliga översättare och oändligt filutbyte. Nu gör AI och automatisering det tunga arbetet.

Så här fungerar processen i en automatiserad, AI-driven översättningsplattform:

Filer hämtas automatiskt från system som Google Drive, CMS eller databaser.
Innehållet delas upp i strängar, eller översättningsenheter, samtidigt som struktur och formatering bevaras. Översättningssystem som Smartling kan automatisera den här processen, vilket minskar den manuella lokaliseringsansträngningen med 90 procent.
AI-arbetsflöden genererar översättningar, som kan granskas eller förfinas av professionella lingvister.
Färdiga översättningar levereras automatiskt tillbaka till det ursprungliga systemet, med integrationer som gör processen enkel att hantera.

Detta arbetsflöde eliminerar repetitiva manuella steg och minskar handläggningstiden dramatiskt. Det säkerställer också att formatering, varumärkeston och kontext förblir intakta i varje fil.

Enligt Smartlings e-bok Navigating the Shift har företag som använder AI-aktiverade översättningsflöden uppnått snabbare time-to-market och mätbar ROI samtidigt som de bibehåller kvalitet på mänsklig nivå. Översättningsteam som implementerat AI-drivna arbetsflöden har kunnat minska handläggningstiden med upp till 50 procent.

Hur man förenklar dokumentöversättning från början till slut med Smartling

Smartling tar kraften i AI-automation och tar den till dokumentnivå, vilket gör det möjligt för team att översätta allt från affärsdokument till PDF-filer i ett enda, intelligent arbetsflöde.

Så här gör Smartling det:

Fullständig filkompatibilitet: Stöder Word-, Excel-, PowerPoint- och PDF-filer, plus över 50 andra format.
Automatisk parsning: Delar upp innehåll i översättningsbara strängar samtidigt som layout och stil bevaras.
Visuell kontext: Översättare ser hur dokumentet faktiskt ser ut, vilket minimerar fel.
Taggreducering: Förenklar formateringen av taggar för att förbättra maskinöversättningsresultatet och minska omarbete.
AI + mänsklig granskning: Kombinerar AI:s hastighet med mänsklig expertis för kvalitetssäkring.

Läs mer om hur Smartlings AI-översättning och AI-mänsklig översättning kombinerar hastighet och noggrannhet för alla innehållstyper.

Bevis i praktiken: Fresno Unified School District uppnådde en leveranstid på 72 timmar för kritiska dokumentöversättningar, medan Personio eliminerade manuell filhantering och minskade den interna granskningstiden med 50 procent med hjälp av Smartlings automatiserade arbetsflöden.

Certifierad, säker och skalbar översättning för alla branscher

Företagsöversättning handlar inte bara om hastighet, det handlar om förtroende. Smartling erbjuder heltäckande säkerhet och efterlevnad genom SOC 2-, ISO- och GDPR-certifieringar. Oavsett om du översätter juridiska dokument, HR-material eller marknadsföringsinnehåll, behandlas varje fil enligt strikta dataskyddsstandarder.

Detta är allra viktigast för organisationer som hanterar konfidentiell eller reglerad information. Medan andra leverantörer fokuserar på engångsfiluppladdningar, centraliserar Smartling dokumentöversättning i en styrd miljö där behörigheter, åtkomst och granskningsarbetsflöden är helt kontrollerade.

Läs mer om Smartlings säkerhetsstrategi på vår säkerhetssida.

Hur man väljer den bästa dokumentöversättningstjänsten

Med så många alternativ på marknaden, hur vet du vilken leverantör som är rätt för ditt team?

Använd den här snabba checklistan som vägledning för din utvärdering:

Stöder alla vanliga affärsfiltyper (Word, Excel, PowerPoint, PDF)
Erbjuder automatisering via kopplingar eller API:er
Kombinerar AI-översättning med mänsklig kvalitetsgranskning
Ger sammanhang och förhandsvisning i realtid
Uppfyller företagssäkerhets- och efterlevnadsstandarder
Levererar mätbar ROI och transparens i rapporteringen

Hur Smartling står sig i jämförelse med andra dokumentöversättningstjänster

Leverantör	Automatisering och integrationer	AI + Mänsklig kvalitet	Säkerhet och efterlevnad	Filtypstäckning	Bäst för
Smartling	50+ kopplingar och API:er, full automatisering	AI-översättning + AI mänsklig översättning	SOC 2, ISO, GDPR	Word, Excel, PowerPoint, PDF, +50 formats	Team på företagsnivå
Fras	Begränsat kopplingsbibliotek	MT med efterredigering	Grundläggande GDPR	Webb- och app-strängar	Lokalisering av programvara
Lilt	Human-in-the-loop MT	Jur.kand. + mänsklig redigering	ISO	Dokument- och appinnehåll	Snabba arbetsflöden med mänsklig insyn
RWS / TransPerfect	Manuell uppladdning	Mänsklig översättning	SOC 2, ISO	Dokumenttungt innehåll	Reglerade branscher
Crowdin / Lokalise	Grundläggande API-automatisering	MT + communityrecension	GDPR	Programvarufokuserad	Lokalisering för utvecklare

Smartling automatiserar hela arbetsflödet för dokumentöversättning, från inmatning till leverans, samtidigt som säkerhet i företagsklass och AI-driven kvalitet bibehålls.

Vanliga frågor

Hur översätter jag PDF-filer utan att förlora formatering?

Om du någonsin har försökt översätta en PDF manuellt känner du till problemet: trasiga layouter, saknade teckensnitt och förlorade bilder. Smartling löser detta genom att automatiskt konvertera PDF-filer till redigerbara DOCX-filer för översättning. Originaltext och formatering bevaras, och när översättningen är klar får du en ren, layoutklar fil som speglar originalet.

För skannade eller bildbaserade PDF-filer använder Smartling OCR för att extrahera text, vilket gör även statiska dokument översättningsbara. Översättare kan också få tillgång till den ursprungliga PDF-filen som referens, vilket säkerställer korrekt sammanhang och formatering under hela processen.

Hur mycket kostar dokumentöversättning?

Kostnaderna beror på innehållstyp, volym och arbetsflöde.

För arbetsflöden med mänsklig översättning beräknas prissättningen oftast per ord, med en genomsnittlig kostnad på mellan 0,15 och 0,30 dollar per ord.

För arbetsflöden för maskinöversättning prissätter MT-leverantörer som Google Translate, Microsoft Translator och Amazon Translate ofta sina tjänster per miljon tecken, med priser som börjar på cirka 10–20 dollar per miljon tecken.

Med uppkomsten av juridikutbildningar som ChatGPT undrar vissa om de helt enkelt kan be sin föredragna juridikutbildningsexpert att översätta dokument. Smartlings VD Bryan Murphy varnar för att använda ”billig LLM-översättning”, eftersom den metoden ofta slår tillbaka. Företag lägger mer tid och resurser på att åtgärda lågkvalitativa LLM-översättningar än de sparar i förskott.

Läs Smartlings guide till översättningspriser för mer information om prissättning.

Programvara för dokumentöversättning kontra tjänster: vad är bäst?

Översättningstjänster hänvisar vanligtvis till nätverk av mänskliga lingvister, medan programvara för dokumentöversättning tillhandahåller en plattform för översättningshantering. Med Smartling får du tillgång till både översättningstjänster och programvara för dokumentöversättning i toppklass. Smartlings kunder arbetar med en dedikerad Customer Success Manager som hjälper dem att konfigurera arbetsflöden för dokumentöversättning som är optimerade för önskad kvalitetsnivå, kostnad och leveranstid.

Denna flexibilitet säkerställer att ditt viktigaste material, som juridiska avtal eller marknadsföringskampanjer, granskas av mänskliga medarbetare, medan interna guider eller produktdokumentation går direkt genom ett AI-översättningsarbetsflöde.

Avhämtningsstället

Om din organisation fortfarande förlitar sig på manuell dokumentöversättning är det dags att ompröva ditt arbetsflöde. Med pålitlig support från Smartlings kundtjänstteam ger Smartling dig möjlighet att:

Översätt dokument snabbare och mer exakt
Bevara formatering och visuell återgivning
Skydda känslig information
Kontrollera kostnader och avkastning på investeringen med mätbara data

Den bästa dokumentöversättningstjänsten är inte bara en leverantör, det är en plattform som har förstklassig kundsupport. Det är Smartling.

Få en personlig demo för att se hur Smartling kan förenkla din dokumentöversättningsprocess och hjälpa dig att skala upp din globala innehållsstrategi.