Att vinna budgetdiskussionen: Hur du bevisar avkastning på översättning och skyddar dina utgifter

Insikter från Gavin Grimes, vice VD för språktjänster på Smartling, och Bryan Murphy, VD på Smartling

Att säkra budgeten har aldrig varit lätt för lokaliseringsteam. Nu, med AI som omformar hur företag tänker kring effektivitet och kostnader, har samtalet blivit mer komplext. Chefer förväntar sig snabbare leveranstider, lägre utgifter och bevis på tillväxteffekter, allt på samma gång. För lokaliseringsledare innebär det att utmaningen inte bara är att begära en budget, utan att hålla den.

I den tredje sessionen i Smartlings AI Translation 101- serie satte sig VD Bryan Murphy ner med Gavin Grimes, vice vd för språktjänster på Smartling, för att dela verkliga strategier för att vinna budgetdiskussioner i en AI-driven värld. Från att undvika vanliga misstag till att omformulera översättning som en investering, gick de igenom de ramverk och taktiker som team behöver för att försvara sina utgifter och utöka sina program.

📺 Redo att titta? Streama hela sessionen on demand.

🎧 Föredrar du att lyssna? Lyssna på podden här.

📘 Vill du gå djupare? Vår nya e-bok, Navigating the shift: Why, when, and how to adopte AI translation (Att navigera i förändringen: Varför, när och hur man använder AI-översättning), bryter ner strategierna bakom ett framgångsrikt införande av AI-översättning. Kolla in det här.

Hur AI förändrar budgetdiskussioner

För några år sedan handlade budgetförhandlingarna mest om kapacitet och kostnad: översatta ord, handläggningstider och priser per ord. Idag, med AI mainstream, förväntar sig chefer två saker samtidigt: effektivitetsvinster (snabbare leveranstid, lägre enhetskostnad) och värdebevis (påverkan på tillväxt, engagemang och/eller riskreducering).

Gavins råd: utforma AI som en kontrollerad accelerator, inte ett trubbigt kostnadsbesparande verktyg. Han föreslår också att ni är förberedda med bevis på minskad cykeltid, kvalitetsmått och affärsresultat med era föreslagna AI-inkorporerade budgetplaner.

Viktig slutsats: Eftersom chefer nu förväntar sig både effektivitetsvinster och bevis på affärsvärde, måste AI betraktas som en tillväxtmöjliggörare, inte en kostnadsbesparare.

3 misstag som sänker din budget

Gavin lyfte fram tre fallgropar som han lärde sig av erfarenhet:

• Ingen baslinje. Utan riktmärken att mäta förbättringar mot är det mindre troligt att ledningen accepterar dina budgetförfrågningar för att förbättra dessa mätvärden.
• Frågar i isolering. Du kommer att uppnå större framgång när du kopplar din förfrågan till företagets mål, inte bara teamets behov.
• Ignorerar publiken. Alla jonglerar med olika prioriteringar, så skräddarsy berättelsen för varje intressent.

Hans exempel: en glansig presentationsserie med 40 bilder floppade när den presenterades för finanschefen, marknadschefen och VD:n samtidigt. Lösningen var tre korta, datadrivna ensidiga frågeställningar: ROI för finanschefen, marknadsdifferentiering för VD:n och varumärkeshastighet för marknadschefen – samma fråga, omformulerad, och den fungerade.

Viktig slutsats: Undvik att gå in i det i blindo – använd data, anpassa dig till företagets mål och skräddarsy ditt budskap för varje intressent.

Från kostnadsställe till affärsinvestering

Gavin uttryckte det kortfattat: ”Fällan ses som ett kostnadsställe.” Istället rekommenderar han att man kopplar lokaliseringsutgifter till affärsresultat, såsom:

• Intäktsmekanik. Till exempel kan ett team visa hur lokalisering av tyska marknadsföringsresurser kan generera ~€/$1 miljon i intäkter vid en konverteringsfrekvens på 3 %.
• Köparbeteende. Forskning visar konsekvent att >75 % av kunderna föredrar produkter på sitt eget språk, och ~40 % skulle inte köpa annars.
• Riskreducering. Demonstrera hur lokalisering förhindrar böter, misskommunikation och/eller kundbortfall.

Han rekommenderar också att strategiskt förändra hur innehåll översätts baserat på innehållets betydelse:

• Nivå 1: Synligt och intäktsdrivande innehåll, som marknadsföringsmaterial → AI-översättning med en människa i loopen, som Smartlings AI Human Translation
• Nivå 2: Innehåll med medelhög synlighet, som webbsidor → MTPE (maskinöversättning efter redigering) / AIT (AI-översättning)
• Nivå 3: Innehåll med hög volym och låg synlighet, såsom dokumentation från hjälpcentret → MT (maskinöversättning) 

Finansbranschen älskar disciplinsignalerna: investera mer där det spelar roll, spendera mindre där det inte spelar roll.

Viktig slutsats: Omformulera lokalisering som en intäktsdrivare och riskreducerare, med hjälp av portföljdisciplin och tydliga exempel på ROI.

Mätvärden som chefer faktiskt bryr sig om

Chefer bryr sig inte om översättningsplattformens funktioner. De bryr sig om siffror som är direkt kopplade till affärsprioriteringar. Överväg att stödja dina budgetförfrågningar med följande mätvärden:

• Minskning av cykeltider: Snabbare lanseringar, tidigare intäktsredovisning.
• Intäktspåverkan: Konverteringsökningar, högre attach rates, lägre churn
• Kostnadsundvikande: Att spendera nu för att undvika större kostnader senare.
• Produktivitetsvinster: Märkbara ökningar i ord/timme eller kvalitetsmått.

Bryan betonade att lokaliseringsledare bör vara proaktiva – gå på offensiven och visa ledarskapet hur teamet driver tillväxt, minskar kundbortfall och förbättrar marknadsintroduktionen med tydlig avkastning på investeringen.

Viktig slutsats: Visa cykeltid, intäktspåverkan, kostnadsminskningar och produktivitet – och paketera det sedan i en enkel, CFO-vänlig instrumentpanel.

När ledningen antar att ”AI = halva budgeten”

Det är en vanlig missuppfattning: om AI kan hjälpa oss att göra 50 % mer, borde inte lokaliseringsutgifterna minska med 50 %? Gavins råd: vänd på samtalet.

Istället för ”samma arbete med mindre budget”, positionera det som ”mer effekt med samma budget”. AI gör det möjligt för team att täcka fler språk, lokalisera mer innehåll och arbeta snabbare – utan att kompromissa med kvaliteten.

En stegvis strategi fungerar bra här: visa ansvarsfulla besparingar på innehåll med lägre risk (som FAQ) och återinvestera dessa vinster i initiativ med stor effekt, som att lansera på nya marknader.

Flytta samtalet från kostnadseliminering till värdeomfördelning:

• Differentiera innehållet. Skär inte ner på högriskinnehåll som är intäktskritiskt; försök att spara på innehåll med lägre synlighet/nytta (FAQ, interna dokument) där AI utmärker sig på ett säkert sätt.
• Mer med samma. Se AI som en fördubbling av effekten med samma budget (t.ex. 20 språk istället för 10; mer long-tail-innehåll; snabbare, parallella utgåvor).
• Kvantifiera intäkter i riskzonen. Att ta bort spanska produktbeskrivningar kan "rädda" nu men riskerar att få stora intäktspåverkan om ~40 % inte köper på engelska.
• Mind varumärkesstyrning. Håll mänsklig tillsyn där det skyddar varumärke och efterlevnad.

Bryan förstärkte detta: han betonade att VD:ar hatar intäkter som riskeras – för en VD är det inte en bra affär att "spara 100 000 dollar för att riskera 12 miljoner dollar".

Viktig slutsats: Positionera AI som ett sätt att fördubbla effekten med samma budget, inte att minska utgifterna. Bevisa ansvarsfullt sparande och återinvestera i tillväxt.

Planering av nästa års budget med inbyggd AI

Smarta team behandlar inte AI som en engångsföreteelse; de integrerar det i verksamhetsmodellen:

• Budget för verktyg för möjliggörande. Kom ihåg att budgetera för rensning av termbaser/TM, stilguider och promptbibliotek, kvalitetsutvärdering, utbildning av redaktörer/granskare – utan dessa kommer AI inte att leverera den avkastning du utlovat.
• Bygg flexibilitet. Inkludera "burst"-klausuler med leverantörer för att hantera innehållstoppar utan akuta inköpsorder.
• Knytning till OKR:er. Koppla din strategiska plan till de viktigaste resultaten som cheferna fokuserar på. För finanschefer kan det vara lägre kostnad att servera (kostnad per release, tidslinje). För en marknadsmarknadsföringsmodell kan det innebära en snabbare global utrullning (cykeltidsvinster). För VD:ar kan det innebära snabbare inträde på två marknader (kapacitet frigjord genom AI).
• Stage-gate större utgifter. Dela upp större investeringar i faser och vinn förtroende genom att visa mätbara framsteg vid varje milstolpe.

Gavin noterade att ”de smartaste teamen satsar inte allt på AI”. De strukturerar sina budgetar flexibelt, så att de kan skala upp snabbt om ett pilotprojekt lyckas, men begränsa risken om det inte gör det.”

Viktig slutsats: Smarta team delar upp budgetar i "kör" och "experiment", finansierar AI ansvarsfullt samtidigt som de bygger flexibilitet för att skala upp framgångar.

Summan av kardemumman

Session 3 i Smartlings AI Translation 101-serie klargjorde en sak: att vinna budgetdiskussionen i AI:s tidsålder kräver mer än kostnadsbesparingar. Ledare behöver visa datadriven avkastning på investeringen, skräddarsy sitt budskap till intressenter och positionera lokalisering som både en tillväxtfaktor och en riskreducerare. Från att undvika vanliga misstag till att bygga flexibla och strategiska budgetar delade Bryan och Gavin praktiska strategier som lokaliseringsteam kan omsätta i praktiken just nu.

För en djupare dykning, kolla in vår e-bok Navigating the shift: Why, when, and how to adopte AI translation (Navigera genom förändringen: Varför, när och hur man använder AI-översättning).

Glöm inte att se hela sessionen eller lyssna på den i podden.