Fyra arbetsflödeshack för att minska översättningskostnader och tid med 50 %

När jag ska boka ett Lyft-hem från en utekväll med vänner eller en exceptionellt tung shoppingresa, är det sista jag vill göra att skriva in hela min hemadress.

Tack vare Lyfts destinationsgenvägar, med bara två tryck på min telefon, kan jag boka ett Lyft-hem.

I likhet med bekvämligheten med Lyfts app, har Smartling-kunder begärt sina egna genvägar för att få översättningar slutförda. Föreställ dig om du kunde hoppa över mindre viktiga arbetsflödessteg för att få översättningar ut på marknaden tidigare (eller åtminstone nå dina lanseringsdeadlines). Eller att ditt TMS automatiskt visste vilka delar av innehåll som skulle skickas genom en översättningsprocess kontra en annan process.

En av Smartlings avancerade arbetsflödesfunktioner, Dynamic Workflows, har hjälpt våra kunder att överföra översatt innehåll från en intressent till nästa.

Hur? Genom att tillåta användare att ställa in villkorsbaserade regler för hur arbetsflöden ska hantera olika delar av innehåll.

Dynamiska arbetsflöden är regelbaserade arbetsflöden som optimerar användningen av översättningsresurser för att förbättra din tid till marknaden. Med dynamiska arbetsflöden kan användare ställa in intelligenta arbetsflödesregler som förbättrar två saker: 1) innehållsdirigering till de mest lämpliga resurserna och 2) innehållshastighet genom ett arbetsflöde, till det sista publiceringssteget. Dessa arbetsflöden automatiserar annars tråkiga, repetitiva projektledningsuppgifter och säkerställer att översättningar publiceras i tid.

Låt oss börja med fyra av de vanligaste användningsfallen för dynamiska arbetsflöden – alla implementerade och används av Smartling-kunder:

1) Förgrening efter Fuzzy Match Score

Varför använda detta: Denna förgreningsregel möjliggör en hybrid strategi för översättning, med en blandning av professionell översättning och maskinöversättning för optimal tid, kostnad och kvalitet.

Överväg att använda detta när:

• Du har ett stort översättningsminne av hög kvalitet.
• Du skulle vilja skala ditt innehåll utan att betala mer för översättningar.

Så här fungerar det: Du kommer att vilja skapa två arbetsflödesgrenar: en med professionella översättare och en annan med ett maskinöversättningssteg följt av ett redigeringssteg.

1. Skapa ett beslutssteg omedelbart efter Auktorisera-steget, med en regel baserad på ett tröskelvärde för otydlig matchning - procentandelen som en given sträng matchar en sträng i ditt översättningsminne.
2. Ställ in eventuella strängar över tröskeln för att dirigera till professionella översättare
3. Ställ in alla strängar under tröskeln för att dirigera till maskinöversättningsmotorer, följt av ett redigeringssteg där en människa finesser översättningarna.

Kundens framgångsberättelse: En Smartling-kund använde detta tillvägagångssätt för en otydlig matchningströskel på 75 %. De såg en 50 % minskning av kostnaderna och 55 % minskning av handläggningstiden, vilket accelererade tiden till marknad.

2) Förgrening med strängtaggar

Varför använda detta: Denna förgreningsregel tillåter projektledare att tagga innehåll och sedan tilldela innehåll till olika intressenter baserat på taggen.

Överväg att använda detta om: Ditt källinnehåll innehåller avsnitt som är avsedda för olika, distinkta målgrupper och kräver att olika uppsättningar av översättare och granskningsteam är involverade. Till exempel:

• Allmänt kontra medlemsexklusivt innehåll
• Allmänna produktlistor kontra rabatterade produktlistor
• Innehåll för en köparpersona kontra en annan köparpersona

En strängtagg skulle märka vilken målgrupp innehållsdelen är avsedd för.

Så här fungerar det: Du behöver en annan arbetsflödesgren för varje uppsättning innehåll och översättningsresurser.

1. Skapa ett beslutssteg direkt efter Auktorisera-steget, med en regel baserad på en strängtagg.
2. Ange en specifik strängtagg som villkor för att dirigera innehåll genom en alternativ arbetsflödesgren.
3. Proffstips: Du kan skapa så många regler som du behöver, baserat på antalet strängtaggar du vill använda för att vägleda innehållsdirigering.

Kundens framgångsberättelse: En Smartling-kund kunde få tillbaka 10 % av sin arbetsvecka som tidigare hade varit dedikerad till att flytta innehåll mellan arbetsflöden.

3) Förgrening av innehållsfilens URI eller Global Delivery Network (GDN) webbadress

Varför använda det här: Denna förgreningsregel tillåter projektledare att använda olika översättningsprocesser för innehåll som dras genom förbyggda kopplingar eller genom GDN-domänvägar.

Överväg att använda detta om: Du har innehåll i vissa filer eller webbadresser som inte kräver översättningar av hög kvalitet eller varumärken (till exempel en Kontakta oss-sida eller supportinnehåll), jämfört med andra filer eller webbadresser som kräver professionell mänsklig översättning.

Så här fungerar det: Du behöver en annan arbetsflödesgren för varje URI eller URL.

1. Skapa ett beslutssteg omedelbart efter auktoriserasteget, med en regel baserad på fil-URI/URL.
2. Ange en term som finns i filens URI/URL (behöver inte vara exakt matchning) som kräver en annan process eller olika typer av intressenter, och innehållet för det kommer att dirigeras till den alternativa arbetsflödesgrenen.

Kundens framgångsberättelse: En kund kan spara på översättningskostnaderna genom att dirigera innehållet på sidan "Kontakta oss" och "Partner" till maskinöversättning och allt annat till professionella mänskliga översättare.

4) E-postmeddelanden och automatiska strängflyttningar för inaktiva strängar

Varför använda detta: Den här typen av innehållshastighetsregel tillåter att automatiska e-postpåminnelser skickas till interna granskare eller annan översättningsresurs efter ett visst antal dagar utan aktivitet. Dessutom innehåller den flaskhalsar och driver innehåll genom arbetsflödet efter en viss längd av inaktiv aktivitet.

Överväg att använda detta om:

• Innehåll tenderar att fastna i ett specifikt steg i ditt arbetsflöde
• Du skickar manuellt e-postpåminnelser till översättningsintressenter för att slutföra deras arbete
• Du vill genomföra en uppföljning i rätt tid med översättningsintressenter
• Ditt innehåll har en strikt deadline för lansering

Så här fungerar det: Du kan ställa in automatiska e-postmeddelanden och automatiska strängflyttningar för lediga strängar i alla arbetsflödessteg efter översättning och före publicering.

1. Klicka in i steget till "Hantera steg" och välj funktionen Idle Strings längst ned.
2. Under rullgardinsmenyn "Språk" väljer du det språk du vill ställa in påminnelsemeddelanden för
3. Under rullgardinsmenyn "Skicka påminnelsemail" väljer du hur många dagar du vill gå innan ett påminnelsemeddelande skickas.
4. Under rullgardinsmenyn "Flytta sträng" väljer du antalet dagar du vill passera innan en sträng automatiskt flyttas till nästa steg.
5. Ange slutligen de e-postadresser som du vill få påminnelsemejlen till.

Kundens framgångsberättelse: En kund uppnådde 2 gånger snabbare handläggningstid efter två månaders implementering av regeln för inaktiv sträng, och lanserade innehåll 3 dagar tidigare.

Är du redo att sätta upp ett dynamiskt arbetsflöde i Smartling-plattformen? Chatta med din Customer Success Manager för att få en inställning på bara några minuter. Dela sedan på LinkedIn hur du använder Dynamic Workflows för att optimera ditt arbete och tagga #movetheworldwithwords för att delta för att vinna ett Amazon-presentkort på 50 USD! Dragningen är den 4 mars, så agera snabbt!